Tehokkaat kokoukset ovat yksi tapa keskustella ja ratkaista ongelmia, ei vain yrityksessä, vaan missä tahansa organisaatiossa. Olkoon se pomo tai työntekijät, kuka tahansa voi osallistua ja puhua.

Vaikka kokoukset ovat välttämättömiä tuottavuuden työkaluja, jotkut kokoukset eivät vain onnistu ja tuhlaavat kaikkien aikaa ja energiaa.

Tehokkaan ja vaikuttavan kokouksen pitämiseen on yksinkertaistettuja menetelmiä ja elementtejä, joista 10 esitetään täällä.

1. Määritä kokouksen selkeä tarkoitus

Ennen kuin kutsut kokouksen, sinun on ensin kysyttävä:

Miksi ja mitä varten?

Kokous on tehokas vain, jos sen tarkoitus ja tavoitteet ovat selkeät, olipa kyse työntekijöiden välisen riidan ratkaisemisesta tai yrityksen kriisistä. Tähän sisältyy myös tietyn lopputuloksen saavuttaminen, ja tämä tulos todennäköisesti liittyy tarkoitukseen.

Selkeä tarkoitus on suunniteltava ennen kuin kutsut lähetetään osallistuville ihmisille. Varmista, että tiedät tarkalleen miksi tapaat ja toivotun tuloksen.

2. Kutsu vain tarpeelliset ihmiset

Se, että kokouksessa on vain tarvittavat henkilöt, on uusi askel kohti tehokasta kokousta.Mainonta

Onko kokouksen tarkoituksella jotain tekemistä yrityksen verkkoturvallisuuden kanssa? Kutsu IT-osaston johtaja.

Onko kokouksen tarkoituksella jotain tekemistä yrityksen tulevaisuuden kanssa? Kutsu pomosi ja mukana olevat työntekijät.

Ainoastaan ​​ihmisten, joilla on suora yhteys odotettuun tulokseen, tulisi osallistua kokoukseen.Näin et tuhlaa muiden ihmisten aikaa ja tuottavuutta. Tämä pitää myös numerot mahdollisimman pieninä, mikä tarkoittaa vähemmän keskeytyksiä ja häiriötekijöitä.

3. Hyväksy lopullinen aikataulu

Kun työskentelet tehokkaiden kokousten järjestämiseksi, luo kokouksen esityslista. Tähän tulisi sisältyä toimintokohteet, tapahtumapaikka, alkamis- ja päättymisaika sekä mukana olevat ihmiset. Lähetä sitten muistio tarvittaville ihmisille sähköpostitse tai aseta se heidän pöydälleen.

Älä odota myöhässä myöhässä olevia ihmisiä ja varmista, että kokous pidetään alkaa ajoissa .Tämä ei ehkä ole helppoa aluksi, varsinkin jos olet lempeä tyyppi. Mutta huomaat, että tämä on tärkeää paitsi sinulle, myös muille ihmisille.

Ihmiset viihtyvät kokouksessa, jos esityslista asetetaan heidän edessään. Tämä vähentää myös vähäpätöisiä asioita, kuten tarpeettomia esittelyjä tai satunnaisten kysymysten lisäämistä.

4 . Luo sääntö älypuhelimia tai tabletteja vastaan

On vaikea kilpailla ihmisten huomiosta, varsinkin kun he käyttävät puhelinta tai tablettia.

Moniajo on jo sinänsä ongelmallinen asia, mutta se on pahempaa, kun joudut kilpailemaan laitteiden kanssa, jotka on erityisesti suunniteltu kiinnittämään ihmisten huomio. Tutkimukset osoittavat, että moniajo eri medioiden välillä johtaa huonompaan tietojenkäsittelyyn ja heikompaan suorituskykyyn ja tuottavuuteen.Mainonta

Eräässä tutkimuksessa tulokset osoittivat, että raskaan median monitoimilaitteet ovat alttiimpia epäolennaisille ympäristöstimulaatioille ja merkityksettömille esityksille muistissa^[1].

Kiellä älypuhelinten ja tablettien käyttö siten, että jokainen osallistuja keskittyy käsillä olevaan tehtävään, jotta kokous kävijät keskittyvät asialistaan.

5. Määritä valvoja

Vaikka sinä suunnittelet kokousta, se ei tarkoita, että olet myös moderaattori.

Sinun tulisi miettiä, oletko sopivin henkilö kokouksen valvomiseksi vai voisiko joku muu tehdä sen paremmin. Tämä riippuu todennäköisesti aiheesta. Älä epäröi asettaa muita päteviä ihmisiä valvojaksi, jos sinusta tuntuu, että se on paras tuottavuuden kannalta^[2].

Moderaattorin tulisi tietysti olla joku, joka osaa järjestää tehokkaita kokouksia. Moderaattorin tulisi toimia myös ajanottona ja tarkkailla kokouksen oikeaa kulkua varmistaen, että esityslista on aikataulussa. Mahdollisuudet ovat, että kokous onnistuu paremmin tällä tavalla.

6. Pidä vähemmän, parempia kokouksia

Sen sijaan, että kutsuisit kokouksen joka kerta, kun yrityksessä on ongelma tai kiista, etsi muita tapoja ratkaista nämä ongelmat.

Kokouksille on monia vaihtoehtoja, jotka ovat tehokkaampia ja tehokkaampia kuin optimaalisen huonot kokoukset. Sähköpostin lähettäminen tai puhuminen vastuuhenkilöille ovat vain joitain tapoja, joilla voit kieltäytyä kokouksista.

Tästä artikkelista löydät lisää ideoita kokousten vaihtoehdoista.Mainonta

Jos soitat mahdollisimman vähän kokouksia, osallistujat ovat innostuneempia osallistumisesta. Sinun on varmistettava kokousten laatu ja voit tehdä tämän välttämällä tarpeettomia kokouksia.

7. Erota syömisaika kokousajasta

Muiden asioiden tekeminen kokouksen aikana vähentää kaikkien huomiota, mukaan lukien syöminen. Voi olla hyvä ilmoittaa syömisaika kolmekymmentä minuutista tuntiin ennen kokousaikaa. Näin varmistetaan, että ihmiset eivät syö syödä kokouksen aikana, mikä sitten välttää häiriötekijöitä.

Aterian tai syömisen aikana kaikki voivat syödä ja puhua. Mutta kokouksen aikana kaikkien tulisi keskittyä käsillä olevaan asialistaan ​​ja ideoida yhdessä.

Tällä tavoin voit seurata suunnitelmaa, omistauttaa huomionne kokouksen tarkoituksen toteuttamiseen ja hallita aikaa viisaasti.

8. Tarkastele kokouksen päätöksiä

Käy läpi kokouksen viimeiset 5–10 minuuttia tehdyt päätökset ja toteutetut toimet. Osallistujien välinen selkeä ymmärrys ja kokouksen tarkoitus on saavutettava ennen kuin kaikki lähtevät. Tämä varmistaa, että jokaisen kyselyt ovat tyytyväisiä ja heidän panoksensa sisältyvät.

Se tarjoaa myös mahdollisuuden kenellekään ilmaista lopullisia epäilyjä tai kysymyksiä tai jakaa päätöksenteon kannalta merkityksellistä tietoa, mikä on avain tehokkaisiin kokouksiin.

Moderaattorin tulisi selvittää osallistujien väliset erimielisyydet ennen kokouksen loppua ja heidän tulisi löytää ytimekäs ratkaisu ongelmiinsa. On tärkeää, että kaikki omaksuvat kokouksessa keskustelun.

9. Lähetä seurantahuomautus kaikille osallistujille

Heikoin muste on voimakkaampi kuin vahvin muisti. -Kiinan sananlasku

Jokaisella osallistujalla on omat ongelmansa kokouksen ulkopuolella. Siksi jotkut ihmiset unohtavat usein joitain asioita, vaikka ne olisivatkin tärkeitä. Varmista, että ihmiset muistavat kokouksessa keskustelun, lähettämällä seurantasanoman sähköpostitse tai jättämällä sen työpöydälleen.

Tämän on oltava lyhyt ja suloinen, ja siinä on käsiteltävä keskustelua ja päätelmiä. Se voi sisältää myös nopean kiitoksen osallistumisesta.

10. Lähetä arviointilomake

Meidän on myönnettävä, että kaikki eivät rakasta ajatusta kokouksista. Noille ihmisille meidän on löydettävä tapoja varmistaa, että heillä on mukava ollessaan kokouksessa.

Jotkut heistä eivät kerro ongelmista, jos ne kysytään suoraan, joten arviointilomake on kätevä työkalu palautteen saamiseen.

Tästä artikkelista saat lisätietoja siitä, miksi palaute on niin tärkeää.

Tarkista osallistujien palaute, sisällytä osallistujien pyynnöt seuraavaan kokoukseen ja muuta epämukavuutta aiheuttavaa prosessia.Tehokkaiden kokousten järjestäminen on avaintekijä ihmisten viihtymisen varmistamiseksi.

Lopulliset ajatukset

Kokoukset ovat tärkeitä, mutta se ei tarkoita, että ne olisivat aina tuottavia. On tärkeää ensin oppia pitämään onnistuneet kokoukset ennen kuin odotat kaiken sujuvan.

Muista, että tehokas kokous on prosessi, jossa kaikkien on tehtävä yhteistyötä.Mainonta

Nämä 10 yksinkertaista vinkkiä tehokkaiden kokousten järjestämiseen auttavat sinua varmasti tulemaan paremmaksi johtajaksi ja joukkuetoveriksi. Mene nyt eteenpäin ja sisällytä nämä vinkit päivittäiseen kokousrutiiniin ja anna tuottavuuden virrata.

Lisää vinkkejä tehokkaiden kokousten järjestämiseen

• 15 salaisuutta kokousten pitämisessä, kuten maailman johtavat innovatiiviset yritykset
• 12 salaisuutta erittäin tuottavaan kokoukseen, jonka sinun pitäisi tietää
• 30 sekunnin vinkki: Kuinka parantaa kokousten tehokkuutta?

Esitelty valokuvahyvitys: Christina @ wocintechchat.com osoitteessa unsplash.com

Viite