Neljäkymmenen vuoden työni aikana olen aina valittanut pitkistä, tylsistä ja tuottamattomista kokouksista, joten liity klubiin! Kyllä, vanhan tyylin kokouksilla on kielteisiä vaikutuksia moraaliin, tuottavuuteen ja motivaatioon.^[1]

Hän (Warren Buffett) ei anna kalenterinsa täyttyä turhista kokouksista. - Bill Gates

Joten miksi kokoukset eivät voi olla lyhyempiä, tuottavampia ja tasaisia, uskallanko sanoa, hauskaa?

Hyvä uutinen on, että monet yritykset näyttävät nyt tietä kokousten hallinnassa.

Tässä on 12 salaisuutta tuottavaan kokoukseen. Jos olet johtaja tai tiiminvetäjä, saatat haluta toteuttaa nämä. Jos olet ryhmän jäsen, voit aina tehdä ehdotuksia, jotta kokouksista voi tulla todella tuottavia.

1. Aika ei ole oikea asia

Useimmat ihmiset valittavat, että heillä ei ole tarpeeksi aikaa, ja kokoukset voivat ryöstää heiltä tämän kallisarvoisen hyödykkeen. Toinen tapa tarkastella sitä on keskittyä yksinkertaisesti energiatasoihisi.

Suunnittele taukoja niin, että tuottavuus pysyy mahdollisimman hyvänä.Mainonta

Hallitse energiaasi, älä aikaa. - Tony Schwartz

2. Tee kokouksista lyhyempi

10 tai 15 minuutin aikarajan asettaminen voi todella auttaa. Jotkut johtajat todella saavat ajastimen niin, että se sammuu, kun kokous on valmis. Ei ole sattumaa, että TED-neuvottelujen enimmäismäärä on 18 minuuttia.

Syynä on, että kaikki tutkimukset osoittavat, että huomiomme katoaa asteittain, jos kokoukset tai keskustelut kestävät kauemmin. Texasin kristillisessä yliopistossa tehdyt tutkimukset osoittavat, että opiskelijat muistavat enemmän tietoa lyhyempien luokkien jälkeen.^[2]

3. Suunnittele kokouksia vain tarvittaessa

Useimmilla yrityksillä on tietty aika ja päivä kokouksiin. Tämä tarkoittaa, että tuottavuus hidastuu vain määrätyn aikataulun takia.

On paljon parempi tavata, kun asiat täytyy saada aikaan, päätökset ja toimintapisteet on viimeistelty.

4. Tapaa seisominen tai muualla

TOerittäin mielenkiintoinen tutkimusosoittaa, että istuminen lisää alueellisia kysymyksiä.^[3]

Ihmiset tuntevat olonsa mukavaksi ja haluavat myös puolustaa asemaansa tai auktoriteettiaan.Tätä ei voida tehdä niin helposti seisomaan. Mainonta

Osallistujat tuntevat olonsa mukavammaksi ja haluavat saada asiat aikaan nopeammin. On muitakin innovatiivisia tapoja pitää kokouksia.

Mutta missä tahansa oletkin, ole innovatiivinen tilasi suhteen. Kokeile stand-up-kokousta tai jätä pöydät ja mene puistoon. Päästä irti jokapäiväisestä ympäristöstäsi. - Richard Branson

5. Suunnittele agenda etukäteen

Lyhyt kokous tarvitsee edelleen esityslistan, ja se tulisi levittää ennen kokousta, jos mahdollista. Se auttaa ihmisiä valmistautumaan ja keskittymään asioihin, joista on keskusteltava.

Tässä Kuinka suunnitella tappajakokousohjelma, joka on yksinkertainen ja tehokas .

6. Luo älypuhelimen vapaa alue

Kysy ihmisiltä tapaamisissa älypuhelimia tai tabletteja käyttävistä kollegoistaan. Suurin osa pahoittelee tätä, koska se osoittaa kunnioituksen puutetta ja osoittaa myös, että täysi osallistuminen on hajanaista tai puuttuu kokonaan.^[4]

On paljon parempi tehdä kokoustilasta älypuhelinten vapaa alue ja kannustaa ihmisiä jättämään puhelimet ulkona koriin, postin ollessa kiinnitettynä. Valkoinen talo tekee jo tämän.

7. Rajoita osallistujien määrää

Tämä on yksi suosituksista, jotka mainitaan Kristen Gilin julkaisussa Start-Up Speed.^[5]Hän on Googlen liiketoiminnan johtaja.Mainonta

Jos rajoitat osallistujat niihin, jotka osallistuvat suoraan projektiin tai menettelyihin, se antaa muille enemmän aikaa työskennellä.

8. Suorita kokous kuin kellomalli

Kokouksen johtaminen on todella taitava tehtävä. Ihannetapauksessa sinun on tehtävä jotkut tai kaikki seuraavista:

• Ilmoita kokouksen tarkoitus, esim. - Olemme kokoontuneet tänään viimeistelemään tilintarkastajien vierailun.
• Pidä aiheen ulkopuoliset toimet poissa esityslistalta. Ne voidaan laittaa pysäköintialueelle, jos lopussa on aikaa.
• Kannusta kaikkia soittamaan.
• Lannista esittelyt.
• Pidä varattua aikaa.

9. Ota pois toimintapisteet

Kokouksen vetäjän on pidettävä koko asia raiteillaan lyhyessä ajassa.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että loppujen lopuksi ihmisillä on luettelo toimintapisteistä ja että ne on merkitty DRI: hen (suoraan vastuussa oleva henkilö).^[6]

10. Salli kauttakulkuaika

Varmista, että ennen kokousta on ohjelmoitu riittävästi aikaa, jotta ihmiset pääsevät sinne ajoissa.

Kymmenen minuutin salliminen ennen muita aktiviteetteja ja niiden jälkeen auttaa ihmisiä saamaan aikaan tekonsa ja suunnittelemaan poissaolonsa, vaikka se onkin hyvin lyhyt.

Päätöksistä pidetään kirjaa, ja ne voidaan lähettää muistutuksina sähköpostitse kaikille osallistujille.Mainonta

11. Seuraavan kokouksen lopputulos ja suunnitelma

Olettaen, että toimintapisteet tuottavat tarvittavat tulokset, on aina hyvä hahmotella, mitä seuraavan kokouksen tulisi kattaa.

Tätä ei tarvitse asettaa kiveen, mutta sen on oltava sopusoinnussa liike- ja markkinointisuunnitelmien kanssa. Se auttaa myös korostamaan pitkän aikavälin tavoitteita.

12. Kannusta kokouskoulutusta

Joidenkin kokoustehtävien siirtäminen sekä ennen kokousta että sen aikana on hyvä tapa lähestyä kokouskoulutusta.

Päätä kuka on vastuussa toimintapisteiden, ajoituksen ja esityslistan merkitsemisestä. Tämä voidaan tehdä vuorotellen, jotta sinulla on edelleen kokonaisvastuu kokouksen johtamisesta. Tutustu näihin vinkkeihin, jotta voit kirjoittaa kokouspöytäkirjoja tehokkaasti: Kuinka kirjoittaa hyviä kokouspöytäkirjoja, joten mikään ei menetä käännöksessä

Lisätietoja työn tuottavuudesta

• Kuinka olla tuottava työssä: 9 perussääntöä
• 6 yksinkertaista työtapaa, jotka lisäävät välittömästi tuottavuuttasi
• Pomodoro-tekniikka: Onko sinun oikea lisätä tuottavuutta?
• Kuinka tuottavuuskaava voi motivoida työntekijöitä työskentelemään tehokkaasti

Esitelty valokuvahyvitys: Poista leviäminen osoitteesta unsplash.com

Viite