Joskus työpaikan viestinnän esteiden havaitseminen voi olla melko helppoa. Kun väärä viestintä jätetään käsittelemättä, saatat nähdä sen työpaikkaristiriitojen tai heikentyneen tuottavuuden muodossa. Virheellisessä viestinnässä on taipumus tapahtua, kun avoimuutta on vähän. Ja joskus tämä voi olla tahatonta.

Huippuosaaminen tekee tavallisia asioita poikkeuksellisen hyvin. - John W.Gardner

Monet ihmiset ajattelevat olevansa tehokkaita kommunikaattoreita, koska he ovat käyneet koulua tai joilla on tietty määrä työkokemusta, mutta todellisuudessa he kamppailevat edelleen vaikuttaakseen muihin viestillä. Tehottoman viestinnän tulos on menetetty mahdollisuus, menetetty aika ja hukkaan menevät resurssit - kaikki siksi, että heillä ei ollut kovin vaikuttavia keskusteluja.^[1]

Saatat huomata useita tekijöitä, jotka vaikuttavat selkeään, tehokkaaseen ja läpinäkyvään viestintään työssä: henkilökohtaiset ominaisuudet, fyysinen etäisyys, itse viesti, konteksti, käytetty ammattikieltä ja kulttuuri. Alla on 7 tapaa varmistaa tehokas viestintä työssä, jotta voit luoda tehokkaan, tuottavan ja osallistavan työympäristön.

1. Tunne yleisösi hyvin

Yleisön ymmärtäminen on välttämätöntä tehokkaalle viestinnälle työssä. Tämä koskee suullista ja kirjallista viestintää, esityksiä, päivittäisiä sähköposteja, koko yrityksen kattavia ilmoituksia tai projektipäivitysten toimittamista.

Viestisi välittäminen tehokkaasti vai hyvin vastaan ​​johtuu siitä, että ymmärrät, mistä yleisösi välittää.

• Ketä kohdistat viestinnälläsi?
• Mikä on viestisi tarkoitus?
• Mitä heidän on tiedettävä?
• Mitä tarvitset heidän tekevän?
• Mikä on paras tapa välittää viesti yleisöllesi?
• Kuinka yleisösi havaitsee tai tulkitsee viestin?
• Kuinka yleisösi tuntee, ajattelee ja reagoi, kun hän saa viestisi?

Vastaamiseksi näihin kysymyksiin sinun on suunniteltava eteenpäin, tutkittava ja tarkkailtava yleisösi käyttäytymistä. Esimerkiksi lähestymistapasi kommunikointiin tiimisi tai ikäisesi kanssa on todennäköisesti erilainen kuin tapasi kommunikoida johtajalle, koska näillä ryhmillä on erilaiset edut.

2. Pyri ymmärtämään tilannetta ja selventämään

Käytä aikaa olla huomaavainen ja tahallinen. Ennen kommunikointia työssä on oleellista keskeyttää, ymmärtää tilanne, selvittää ja tuntea empatiaa. Tässä on joitain vinkkejä, joiden avulla voit kommunikoida tehokkaasti työssä:Mainonta

Olla utelias . Esitä avoimia kysymyksiä, jotka alkavat 'mitä' ja 'miten' kerätä tietoa. Ihmiset ovat yleensä kuvaavampia vastauksillaan. Voit sitten kysyä avoimia koekysymyksiä saadaksesi lisää kontekstia. Mitä enemmän ymmärrät, sitä todennäköisemmin pystyt räätälöimään sopivan viestin, joka resonoi yleisösi kanssa.

Opi kuin lapsi. Tavallisesti lapsilla ei ole ennakkotietoa siitä, mitä he oppivat. Heidän oppimismenetelmissään on nöyryyttä. Ole sama lähestymistapa, kun laitat itsesi yleisösi kenkiin, kun yrität ymmärtää heidän tilannettaan. Ole avoin, valmis ja halukas näkemään yleisösi näkökulma.

Tarkista oletuksesi. Kokemuksenne laajuus voi hämärtää käsityksiä ja tuomioita. Haasta ennakkoluulot yleisösi suhteen. Määritä kenen kanssa sinun täytyy puhua tai mitä tutkimusta sinun on suoritettava tarkistaaksesi oletusten paikkansapitävyyden. Varmista, että luot tilaa ymmärrykselle ennen kuin aloitat toimintaan.

Ole osallistava. Ihmiset haluavat kuulua, tuntea olevansa mukana ja arvostettuja työpaikoilla. Ole huomaavainen varmistaaksesi, että kaikkien ideat otetaan huomioon. Jos esimerkiksi olet kokouksessa ja pyydät palautetta, varmista, että jokaisella on riittävästi aikaa jakaa vastauksensa. Jos aika loppuu, ilmoita kokouksessa, että otat yhteyttä heihin myöhemmin.

3. Kuuntele useita tasoja

Useimmat ihmiset eivät kuuntele tarkoituksellaan ymmärtää; he kuuntelevat tarkoituksella vastata - Stephen R.Covey

Olet todennäköisesti perehtynyt näihin aktiivisen kuuntelun perusvinkit . Kuitenkin, kun määräajat ylittyvät, priorisoidaan tai luodaan, on helppo olla autopilotissa ja unohtaa tärkeät viestit, jotka voivat auttaa sinua kommunikoimaan tehokkaasti työssä. Alla on muistutuksia harjoituksen jatkamisesta:

Parafraasi. Vahvista ymmärryksesi viestistä toistamalla se tai muotoilemalla se uudelleen omin sanoin. Jos osapuolten välillä on ristiriitoja, tämä on aika selvittää.

Koetin. Esitä kysymyksiä, jos sinusta tuntuu, että puuttuu tietoja, joita saatat tarvita.Mainonta

Selvitä. Jos et ymmärrä jotain täysin, kysy.

Muistaa. Yritä muistaa kohtia, jotka ovat tärkeitä yleisöllesi. Näitä tietoja voidaan käyttää tulevaisuudessa ja ne osoittavat yleisöllesi, että välitit ja kuuntelit aktiivisesti.

Tehokas kommunikaattori työssä tarkoittaa, että sinun on oltava viritetty aktiiviseen kuuntelutaitoon. Muista:

• Onko empatiaa.
• Ymmärrä muiden käsitykset, ei vain omasi.
• Mittaa tunteitasi ja reaktioitasi ja muiden tunteita.
• Tunne arvosi ja vakaumuksesi sekä muiden.
• Tarkkaile sanattomia viestintämerkkejä, kuten kehon kieli.

4. Tarkista, kuinka saat palautetta

Palautteen vastaanottaminen vaikuttaa siihen, miten reagoit, ja siihen, kuinka tehokkaasti viestit takaisin muille osapuolille. Avoimuus palautteelle ja kritiikille on helpompaa sanoa kuin tehdä.^[2]Olemme ihmisiä. Kun olet hajamielinen elämäntapahtumien suhteen tai jos tunnet paineita työssä, saatat puolustautua pienimmissäkin kommenteissa.

Sheila Heen ja Douglas Stone tarjoavat lähestymistapoja parantamaan kykyäsi ottaa vastaan ​​palautetta, ottaa hyödyllistä ja tietää, miten päästä eroon siitä, mikä on hyödytöntä sinulle oppimisessa ja etenemisessä.^[3]

Jotkut näistä strategioista sisältävät seuraavat:

• Tunne, ymmärrä ja hallitse laukaisijoita ja vastauksia palautteeseen.
• Erota viesti keneltä se tuli.
• Kuuntele neuvoja pikemminkin kuin tuomiota.
• Palaute palautteesta sulaviksi paloiksi.
• Kun haet palautetta ennakoivasti, ole tarkka ja pyydä yhtä asiaa.
• Ota pienet vaiheet testataksesi, mitä sinulle ehdotettiin.

Sinulla on kyky oppia palautteesta ja kasvaa siitä. Palautteen jakaminen puremakokoisiksi paloiksi voi auttaa sinua käsittelemään viestin paremmin ja olemaan vähemmän reaktiivinen vastauksessasi.

5. Anna objektiivista ja havaittavaa palautetta

Tämä on yksi vaikeimmista tehtävistä, koska et halua loukata muita, et halua välttää konflikteja, et ole täysin varma kuinka, et ole emotionaalisesti valmis tai olet hämärtynyt oletuksistasi.Mainonta

Tilanne, käyttäytyminen, vaikutus (SBI) -malli^[4]voi auttaa sinua antamaan selkeää ja tarkkaa palautetta:

• Tilanne. Anna asiayhteys. Kysy itseltäsi, mitä tapahtui, missä ja milloin.
• Käyttäytyminen. Kuvaile käyttäytymistä. Tämä on vaikein osa, koska sinun on tarkistettava oletuksesi. Esimerkiksi sanomalla, että olit töykeä (subjektiivinen) tai keskeytit minut (havaittavissa oleva käyttäytyminen), muuttuu palautteen sävy. Röyhkeydellä voi olla useita tulkintoja, kun näet, kun joku on keskeyttänyt sinut.
• Vaikutus. Käytä I-lauseita kuvaamaan käyttäytymisen tuloksia.
• Siirry eteenpäin. Pyrkii keskusteluun etsimään ymmärrystä pyytämällä heitä pohtimaan. Mikä oli heidän näkökulmansa? Mitä heille tapahtui? Mitä he tajusivat? Kuinka he voivat kasvaa täältä?

Esimerkki 1: ^[5]

Eilen aamun tiimikokouksessa, kun pidit esityksesi (Tilanne), et ollut varma kahdesta diosta ja myyntilaskelmat olivat virheelliset (Käyttäytyminen). Tunsin noloa, koska koko lauta oli siellä. Olen huolissani siitä, että tämä on vaikuttanut tiimimme maineeseen (Impact).

Esimerkki 2:^[6]

Maanantai-iltapäivällä pidetyssä asiakaskokouksessa varmistitte, että kokous alkoi ajoissa ja että kaikilla oli etukäteen monistuksia (tilanne). Kaikki tutkimuksesi olivat oikein, ja kaikkiin asiakkaan kysymyksiin vastattiin (Käyttäytyminen). Olen ylpeä siitä, että teit niin erinomaista työtä ja asetit organisaation hyvään valoon. Uskon, että saamme tilin kovan työnne ansiosta (Impact).

Tieto kuinka antaa selkeää, tarkkaa ja havaittavaa palautetta on olennainen taito olla tehokas kommunikaattori työssä.

6. Seuranta, vahvistus ja vastuullisuuden luominen

Tehokas viestintä työssä ei ole kertaluonteinen tapahtuma. Sinun on seurattava jatkuvasti edistymistä ja annettava jatkuvaa tukea. Älä unohda tunnustaa ikäisesi, tiimiesi tai johtajiesi edistymistä!

Käytä seuraavia kysymyksiä auttaaksesi sinua arvioimaan jatkuvan viestinnän tehokkuutta työssä:Mainonta

• Mitä mahdollisuuksia näet?
• Kuinka voit sopeutua?
• Mitä päätöksiä on tehtävä?
• Mitä tukea voit tarjota?
• Mitä sinun on tehtävä varmistaaksesi, että oikea viesti vastaanotettiin?

7. Käytä viestinnän 7C: tä

Pidä mielessä 7C: n viestinnän viestit hienosäätääksesi mitä tahansa työpaikan viestintävälinettä:^[7]

• Asia selvä. Mikä on tarkoitus? Onko viesti helppo ymmärtää?
• Ytimekäs. Mitä voit poistaa? Onko se siihen pisteeseen?
• Betoni. Mitkä ovat tosiasiat?
• Oikea. Onko viestissä virheitä? Sopiiko se yleisöösi?
• Koherentti. Onko loogista kulkua? Onko viesti johdonmukainen?
• Saattaa loppuun. Annetaanko asiaankuuluvia tietoja ja onko olemassa toimintakehotuksia?
• Kohtelias. Mikä on viestisi sävy?

Lue lisää 7C: stä täältä: Tehokas viestintä: Kuinka ei ymmärretä väärin

Yhteenvetona

Tapoja varmistaa tehokas viestintä työssä vie käytäntöä ja aikaa.

Pidä nämä 7 strategiaa mielessäsi parantaaksesi viestintääsi työssä niin, että viestisi ovat selkeitä ja avoimia.

1. Tunne yleisösi hyvin
2. Pyri ymmärtämään tilannetta ja selventämään
3. Kuuntele useita tasoja
4. Tarkista, kuinka saat palautetta
5. Anna objektiivista ja havaittavaa palautetta
6. Seuranta, vahvistus ja vastuullisuuden luominen
7. Käytä viestinnän 7 C: tä

Kasvata ja hienosäädä taitojasi!

Mikä on yksi asia, jonka kanssa voit työskennellä parantaaksesi viestintääsi työssä?

Ole tarkka ja haasta itsesi asettamalla a Älykäs tavoite työpaikalla tapahtuvaan viestintään - spesifinen, mitattava, saavutettavissa oleva, asiaankuuluva, ajallisesti sidottu!

Lisätietoja työpaikalla tapahtuvasta viestinnästä

• Konfliktien hallinnan tyylit tehokkaaseen viestintään työssä
• Kuinka hallita tehokkaita viestintätaitoja työssä ja kotona
• Eri viestintätyylien käyttäminen toimistossa
• Kuinka parantaa viestintätaitoja menestymiseen työpaikalla

Esitelty valokuvahyvitys: Brooke Cagle osoitteessa unsplash.com Mainonta

Viite