Kuinka hyvin hoidat aikaa? Jos olet kuin monet meistä, vastauksesi ei ehkä ole kovin hyvä. Saatat usein tuntea, että päivässä ei ole tarpeeksi aikaa. Ehkä edes huomaat, että sinun on jatkuvasti työskenneltävä myöhään, jotta saavutat määräajat. Ehkä tunnet jopa olevan liian kiireinen, että kaipaat aterioita ja nukkua . Nämä ovat kaikki klassisia merkkejä siitä, että et ehkä hallitse aikaa tehokkaasti.

Benjamin Franklin sanoi kerran, että aika on rahaa. Aivan kuten rahaa, aikaa tulee hallita oikein. Jos hallitset aikaa oikein, löydät oikean tasapainon työ-, vapaa- ja lepoaikasi välillä. Suoritat tosiasiallisesti asiat, joilla on eniten merkitystä elämässäsi. Tämän lisäksi alennat stressitasoa ja tunnet olosi paljon onnellisemmaksi. Tässä on auttaa sinua hallitsemaan aikaa tehokkaammin kymmenen todistettua ajanhallintataitoa sinun pitäisi oppia tänään.

1. Aseta tavoitteet

Tavoitteet antavat sinulle vision, keskittymisen ja määränpään, johon pyrkiä. Ne auttavat sinua ymmärtämään selkeästi, minne haluat mennä ja kuinka hallita parhaiten aikaa ja resursseja päästäksesi sinne. Asettamalla tavoitteita pystyt tunnistamaan, mihin kannattaa viettää aikaa ja mitä on syytä häiritä.

Aloita kysymällä itseltäsi, missä haluat olla kuuden kuukauden kuluttua. Voit mennä pidemmälle ja katsoa missä haluat olla seuraavan vuoden tai jopa vuosikymmenen kuluttua. Aseta henkilökohtaiset ja ammatilliset tavoitteet, jotka ovat realistisia ja saavutettavissa. Tämä on ratkaiseva askel kohti ajanhallinnan hallintaa.Mainonta

2. priorisoi

Prioriteettia ei voida korostaa liikaa tehokkaan ajanhallinnan suhteen. Voi olla vaikea tietää, mitkä tehtävät on käsiteltävä ensin, varsinkin kun kaikki tehtävät näyttävät olevan kiireellisiä. On kuitenkin suhteellisen helppoa priorisoida toimintoja, jos sinulla on jo selkeät tavoitteet. Esitä itsellesi kolme peruskysymystä, jotta tiedät, mitkä tehtävät tulisi asettaa etusijalle:

• Miksi teen tämän tehtävän tai toiminnan?
• Kuinka tämä tehtävä auttaa minua saavuttamaan tavoitteeni?
• Missä määrin tämä tehtäväni auttaa minua saavuttamaan tavoitteeni?

Tee ensin tärkeimmät asiat.

3. Pidä tehtäväluetteloa

Tehtäväluettelo (tai tehtävälista ) on muistutusjärjestelmä, joka kertoo sinulle, milloin sinun täytyy tehdä mitä. Tehtäväluettelon pitäminen auttaa pysymään järjestäytyneenä ja asioiden päällä. Se auttaa jakamaan asiat pieniksi, hallittaviksi tehtäviksi tai vaiheiksi, jotta et koskaan unohda tehdä tärkeitä asioita. Älä yritä muistaa kaikkea mitä sinun pitää tehdä. Useimmissa tapauksissa yrittää muistaa kaikki ei onnistu. Pidä sen sijaan tehtäväluetteloa. Yksinkertainen päivä-, viikko- tai kuukausisuunnittelija muistilapulla tai päiväkirjalla voi tehdä sen.

Kirjoita muistiin tehtävät asiat, kuten kokoukset, tapaamiset ja määräajat. Järjestä luettelosi kohteet tärkeysjärjestykseen luetteloiden tärkeysjärjestyksessä tärkeistä kohteista matalan prioriteetin kohteisiin tai korostamalla tähdellä luettelossa olevat kiireelliset tai tärkeät tehtävät. Rajaa valmiit tehtävät niin usein kuin lisäät uusia tehtäviä tehtäväluetteloon varmistaaksesi, että jatkat eteenpäin. Mainonta

4. Aikatauluta tehtävät

Aikataulu suojaa kaaokselta ja mielikuvitukselta, sanoo kirjailija Annie Dillard. Jos olet aamuhenkilö ja huomaat olevasi luovin ja tuottavin aikaisin aamulla, ajoita arvokkaat tehtävät aamulla luovaan / tuottavaan aikaan. Jos luovuutesi ja energiasi piristyvät auringon laskiessa, ajoita sitten tärkeät tehtävät. Seisonta-aika voidaan suunnitella vähemmän tärkeisiin tehtäviin, kuten sähköpostin tarkistamiseen tai puheluiden palauttamiseen.

Ymmärrä ruuhka- ja kuolleiden aikojen rytmi ja aikatauluta tehtävät asianmukaisesti, jotta ruuhka-aikoja voidaan hyödyntää mahdollisimman hyvin. Muista, ettet löydä aikaa tärkeisiin asioihin; ansaitset aikaa tärkeille asioille parhaiten aikatauluttamalla.

5. Keskity yhteen tehtävään kerrallaan

Saat enemmän aikaan mahdollisimman lyhyessä ajassa, kun vaihdat matkapuhelimella puhumisen, Internetissä selaamisen ja muistiinpanojen muistiinpanon välillä, eikö? Väärä! Mukaan a tutkimus American Psychological Associationin julkaisema viettää 20–40 prosenttia enemmän aikaa, kun teet useita tehtäviä. Ajan ja tehokkuuden lisäksi , moniajo voi myös heikentää työn laatua.

Unohda moniajo. Et ylitä työmäärääsi monitehtävällä. Keskity enemmän yhden tehtävän suorittamiseen kerrallaan. Tehtävien suorittaminen peräkkäin yksi kerrallaan johtaa parempaan ajankäyttöön, tutkijan mukaan. Siirtyminen tehtävästä toiseen ei yleensä ole hyödyllistä ajankäytölle.Mainonta

6. Minimoi häiriötekijät

Olipa kyseessä asiakkaan sähköpostihälytykset, ystävien soittamat puhelut tai pikaviestikeskustelut, joilla on mahdollisuus työskennellä, häiriötekijät estävät ajankäytön tehokkaan käytön. Häiriöt häiritsevät keskittymistäsi, heikentävät tuottavuuttasi ja estävät usein suorittamasta tärkeitä tehtäviä ajoissa. Ne voivat myös aiheuttaa stressiä.

Tunnista mikä häiritsee sinua tekemästä ydintehtäviä ja lopeta se. Tapa televisio ja katkaise Internet-yhteys ja pikaviestikeskustelu. Aseta häiritsemättömyys tai vastaava kyltti omistamasi työtilan sisäänkäynnille keskeytysten välttämiseksi. Tee vain mitä tarvitset häiriöiden minimoimiseksi. Tämä varmistaa, että otat hallinnan päivistäsi ja maksimoi tuottavuutesi.

7. Selvitä viivyttely

Edward Young, englantilainen runoilija, joka muistetaan parhaiten Yö-ajatukset , kerran mainittu viivyttely on ajan varas. Älä lykkää tehtäviä, joihin sinun pitäisi keskittyä juuri nyt, ja anna viivytyksen varastaa aikaa. Muistuta itsellesi, että paras aika tehdä jotain on NYT. Työnnä itseäsi hieman kovemmin voittamaan viivyttely ja saat tekemäsi VALMIS.

Tehokas strategia viivästymisen voittamiseksi on kertoa itsellesi, että aloitat projektin vain muutaman minuutin, esimerkiksi kymmenen minuutin ajan. Kun aloitat projektin, luovat mehut alkavat virrata. Sitten huomaat, että haluat jatkaa tehtävää ja mahdollisesti viedä sen loppuun. Temppu viivästyksen voittamiseksi voi olla yhtä yksinkertaista kuin omistaa pieni määrä aikaa aloittamiseen. Juuri se!Mainonta

8. Ota taukoja

Ellet ole Supermies, et voi kestää pitkiä työpäiviä loppuun palamatta ja laadusta uhraamatta. Voi kuitenkin olla houkuttelevaa työskennellä 8-10 tunnin määräaikaan asti, pitää taukoja työn välillä. Näin annat aivoillesi arvokasta aikaa levätä ja ladata. Taukojen tekeminen työstä ei ole ajanhukkaa. Se on älykästä ajanhallintaa. Tuotat korkealaatuista työtä, kun olet levännyt hyvin.

Purista lyhyitä taukoja työn välillä seisokkeja varten. Ihannetapauksessa pidä viiden minuutin tauko tunnissa tai kahdessa levätä ja ajatella luovasti. Voit asettaa hälytyksen muistuttamaan sinua, kun tauosi on määrä. Lopeta työskentely ja vain istu ja mietiskele työpöydällesi tai mene ulos kuppiin kahvia tai lyhyt kävelymatka. Älä unohda antaa itsellesi runsaasti aikaa myös lounaalle. Et voi työskennellä optimaalisesti tyhjään vatsaan.

9. Sano ei

Yksi taito, jonka monet menestyneet, kuten presidentti Obama, Bill Gates ja Richard Branson, ovat oppineet, on lempeä taito sanoa ei asioihin, jotka eivät ole prioriteetteja. Jos sanot ei asioille, jotka eivät ole prioriteetteja, voit keskittyä todella tärkeisiin asioihin. Sinulla on vain täsmälleen 24 tuntia päivässä tehdä asioita, jotka ovat tärkeitä. Jos et opi sanomaan ei asioille, jotka eivät ole tärkeitä, muiden ihmisten prioriteetit edeltävät omiasi ja sinut yltää aivan liian moniin hankkeisiin ja sitoumuksiin.

Älä sano ystävällisesti kaikkeen, mikä ei tue arvojasi tai auta sinua saavuttamaan tavoitteesi. Sinulla on oikeus sanoa riippumatta siitä, kenen kanssa puhut. Kun saat paremmin sanomaan ei, annat sinulle aikaa hyvään käyttöön ja puolustaudut kiireiseltä työltä, huonolta suoritukselta ja ylikuormitukselta.Mainonta

10. Tehtävien siirtäminen

Vanha sanonta17. vuosisatakirjailija John Donne, että kukaan ei ole saari, pitää paikkansa edelleen. Et voi hallita kaikkea itse. Joskus on järkevää antaa muiden ihmisten auttaa sinua tehtävissä, varsinkin kun olet suojassa. Säästät aikaa, vähennät stressiä ja saavutat paljon enemmän, kun osoitat tehtäviä oikeille ihmisille.

Luovutatarttuapyörä ja myöntää valtuudet päteville ihmisille. Delegointi ei ole polkumyyntiä. Anna tehtäviä, joilla on seurauksia. Tällä tavalla edistät vastuullisuutta ja varmistat, että tavoitteita ja määräaikoja noudatetaan.