Se edellyttää tuottavuutta saada asiat oikein ja ajoissa. Joten mistä tiedät, mitkä tehtävät ovat välttämättömiä ja mitkä voivat odottaa? Vastaus on priorisointimatriisissa, joka tunnetaan myös nimellä Eisenhower-matriisi.

Matriisi sai nimensä Dwight David Eisenhowerin mukaan.

Eisenhower oli Yhdysvaltain armeijan kenraali ja Yhdysvaltain 34. presidentti vuosina 1953–1961. Viiden tähden kenraalina ja Yhdysvaltain armeijan korkeimpana komentajana hän laati strategian liittoutuneiden hyökkäykselle Eurooppaan.^[1]

Eisenhowerin oli tehtävä joka kerta kovia päätöksiä siitä, mitkä tehtävät pitää priorisoida monista, joihin hänen tarvitsee keskittyä päivittäin. Joten hän keksi kuuluisan Eisenhower-matriisin tai priorisointimatriisin.

Sisällysluettelo

1. Mikä on priorisointimatriisi?
2. Prioriteettimatriisin käyttäminen
3. Johtopäätös
4. Lisää vinkkejä priorisointiin

Mikä on priorisointimatriisi?

Prioriteettimatriisi on työkalu tehtäviesi arvioimiseksi kiireellisyyden perusteella. Se auttaa tuntemaan kriittiset toiminnot ja ne tehtävät, jotka sinun pitäisi ohittaa, ja voi olla hyödyllistä projektinhallinnassa, pienyrityksissä tai henkilökohtaisissa tehtävissä.

Eisenhower tunnetusti sanoi matriisista:

Suurin osa kiireellisistä tehtävistä ei ole tärkeitä, ja useimmat tärkeät tehtävät eivät ole kiireellisiä.

Tästä lainauksesta tuli Eisenhowerin maksiimi aikansa hallinnassa.

Prioriteettimatriisissa on neljä kvadranttia, jotka auttavat vertaamaan valintoja siitä, mitä tehdä ensin ja viimeinen, jolloin voit priorisoida projektit ja luoda strategisen suunnitelman^[kaksi].

Mainonta

Nelikulmioita ovat:

• Tehdä
• Ajoittaa
• Delegoida
• Poistaa

Tehdä

Do on priorisointimatriisin ensimmäinen kvadrantti, ja se sisältää tärkeitä toimintoja. Toisin sanoen ne tehtävät, jotka sinun on suoritettava kiireellisesti - kriisit, määräajat ja ongelmat, jotka tarvitsevat kiireellistä huomiota ja ovat erittäin merkityksellisiä elämäsi tehtävässä.

Hw tiedätkö mikä tehtävä kuuluu tähän kvadranttiin?

Aloita analysoimalla prioriteettisi ja määritä sitten, kuuluuko se 'tee se nyt' -kriteereihin. Jos tehtävä on saavutettavissa päivässä tai 24–48 tunnissa, se on kiireellistä.

Toinen lähestymistapa, jonka voit omaksua priorisoidessasi tämän luokan tehtäviä, on Mark Twainin käyttämä syödä sammakko -periaate. Tämä periaate suosittelee, että teet kiireellisimmät toimet heti kun heräät.

Tässä on käytännön esimerkki.

Oletetaan, että sinun on laadittava sisältöstrategia ja toimitettava raportti esimiehellesi. On lauantai, ja ilmoittautumisaika on maanantai. Voimmeko sanoa, että toiminta on kiireellistä? Ehdottomasti!

Ajoittaa

Prioriteettimatriisin toinen kvadrantti on Aikataulu. Prioriteettimatriisi luokittelee tehtävät tähän luokkaan tärkeisiin, mutta ei niin kiireellisiin.

Ne ovat pitkän aikavälin tavoitteita ja tehtäviä, joilla ei ole välitöntä määräaikaa. Näihin tehtäviin voisi kuulua meditaatio, päiväkirja, opiskelu, perheaika ja liikunta.

Voit suunnitella tämän kvadrantin aktiviteetteja jollekin muulle jaksolle. Esimerkiksi sinun tulisi käyttää hyväksi terveydestäsi, mutta voit varata aikaa sen tekemiseen.Mainonta

Aikata nämä toiminnot siten, että ne eivät siirry Do- tai Urgent-kvadranttiin. Varmista, että sinulla on riittävästi aikaa niiden suorittamiseen.

Delegoida

Prioriteettimatriisin kolmas kvadrantti on Delegaatti.

Nämä tehtävät eivät ole sinulle tärkeitä, mutta ovat kiireellisiä muille. Tässä ryhmätyö tulee esiin.

Voit suorittaa teknisesti tehtäviä tässä luokassa, mutta se on järkevää valtuuttaa heidät . Tehtävien delegoiminen varmistaa, että sinulla on enemmän aikaa harjoittaa toimintoja kahdessa ensimmäisessä kvadrantissasi.

Sinun tulisi myös seurata delegoimiasi tehtäviä. Se merkitsee pelkkää ajanhukkaa vain, jos sinulla ei ole seurantajärjestelmää delegoituja tehtäviä varten.

Poistaa

Viimeinen kvadrantti korostaa tuottavuuden tappajasi. Ne ovat tehtäviä, jotka eivät ole tärkeitä tavoitteidesi kannalta eivätkä ole kiireellisiä. Ainoa tapa lisätä tuottavuutta on poistaa ne.

Jotkut esimerkit tarkistavat puhelinta jatkuvasti, katsovat elokuvia tai pelaavat videopelejä.

Ne voivat olla myös huonoja tapoja, jotka sinun on tunnistettava ja poistettava päivittäisestä ja viikoittaisesta aikataulustasi.

Menestyneet ihmiset ovat oppineet priorisoimaan ja pitämään kiinni tärkeästä. He ovat oppineet etsimään paremman henkilön tehtävään tai poistamaan vähemmän merkittävät tehtävät.

Tarkastellaan kahta inspiroivaa persoonallisuutta, jotka ovat suunnitelleet priorisointijärjestelmän.Mainonta

Warren Buffet kehitti kahden luettelon priorisointimallin sen selvittämiseksi, mikä tehtävä ansaitsee hänen parhaan huomionsa. Tärkeintä on ohittaa asiat, jotka ovat tärkeitä ja hyödyllisiä, mutta eivät ensisijaisten tavoitteiden yläpuolella.

Mark Ford, liikeneuvonantaja, markkinoija, itse tekemä miljonääri ja kirjailija suunnitellut strategiansa:

Aloita työ tärkeimmällä prioriteetilla, pidä tauko, työskentele toiseksi tärkeimmän tehtävän parissa, pidä tauko ja lajittele sitten vähemmän tärkeät toiminnot ja tehtävät, jotka hän sai muilta henkilöiltä iltapäivään mennessä.^[3]

Prioriteettimatriisin käyttäminen

Prioriteettimatriisin käyttäminen voi olla hankalaa, jos olet uusi siinä, mutta seuraamalla muutamia yksinkertaisia ​​vaiheita voit oppia käyttämään sitä parhaalla mahdollisella tavalla.

1. Luettelo ja sijoita prioriteettisi

Korosta kaikki tehtävät, jotka sinun on suoritettava päivässä. Sitten luokittele nepainotettujen kriteerien mukaisestikiireellisyyden ja tärkeyden perusteella.

Tunnista kaikki toiminnot, jotka vaativat nopeaa toimintaa. Tarkoitan tehtävää, joka jos et suorita sitä päivää, se voi tuottaa vakavan seurauksen. Jos et esimerkiksi lähetä sisältöstrategiaasi, muut sisällönkirjoittajat eivät voi toimia. Se tarkoittaa, että sinun on tarkistettava tärkeät riippuvuudet.

2. Määritä arvo

Seuraava vaihe on tutkia tärkeys ja arvioida, mitkä niistä vaikuttavat yritykseesi tai organisaatioosi eniten. Nyrkkisääntönä voit tarkistaa, mitkä tehtävät ovat tärkeämpiä kuin muut. Esimerkiksi sinun on noudatettava asiakkaan vaatimuksia ennen sisäisen työn hoitamista.

Voit myös arvioida arvon tutkimalla, miten tehtävä vaikuttaa organisaation ihmisiin ja asiakkaisiin. Lyhyesti sanottuna, mitä suurempi vaikutus tehtävällä on ihmisiin tai organisaatioon, sitä korkeampi prioriteetti.

3. Ota haastavin tehtävä

Viivästyminen ei ole laiskuuden oire, mutta välttäminen on. Totuus on, että yleensä vältät tehtäviä, joita et halua tehdä. Goldman Sachsin entinen toimitusjohtaja Lloyd Blankfein sanoi kerran, että hän ottaisi kaikkein pelätyimmän tehtävän saapuessaan toimistoon.

Brian Tracy kutsui näitä tehtäviä sammakkoiksi, jotka sinun tarvitsee syödä. Se poistaa kiusallisen pelon, joka aiheuttaa sinulle painetta, kun lykkäät tarvittavia tehtäviä^[4]. Tässä priorisointimatriisi voi auttaa; syö Do-sammakot heti.Mainonta

Jos tarvitset apua viivytyksen voittamiseen, tarkista Tämä artikkeli .

4. Tiedä mikä on sinulle tärkeää

Niin kauan kuin olet tässä kosmoksessa, kohtaat aina erilaisia ​​valintoja, jotka voivat olla ristiriidassa tavoitteidesi kanssa. Esimerkiksi loistava mainonta, joka vaatii liiallista matkustamista, eristää sinut tärkeistä suhteista. Jos et ole prioriteettitietoinen, voit hyväksyä sen, vaikka perheesi on etusijalla.

Siksi on järkevää tunnistaa mikä on sinulle tärkeää ja valmistautua olemaan tinkimättä noista tärkeistä asioista välittömän nautinnon tai hyödyn saamiseksi.

Yogi Berra kirjoitti sen seuraavasti:

Jos et tiedä määränpäätäsi, saatat päätyä muualle.

5. Määritä säännöllinen ei-työaika

YouTuben toimitusjohtaja Susan Wojcicki vahvisti säännön olla tarkistamatta hänen sähköpostejaan klo 18–21. CNN Business -raportin mukaan hän oli ensimmäinen nainen, joka pyysi äitiyslomaa, kun Google juuri aloitti. Hän asettaa etusijalle illallisen perheensä kanssa huolimatta YouTuben toimitusjohtajana^[5].

Onko mahdollista leikata aikaa suhteillemme ja kiinnostuksillemme työn ulkopuolella?

Tietysti, ja siksi sinun on määritettävä ei-työaikasi. Tämän lähestymistavan avulla voit uudistaa energiatasosi seuraavaa tehtävää varten. Sinulla on myös parhaat mahdollisuudet tutkia, koska et ole tavallisella työalueellasi.

6. Tiedä milloin lopettaa

Voit saavuttaa kaiken luettelossasi joskus. Kun olet priorisoinut työmäärän ja arvioinut arviot, poista loput tehtävät prioriteettiluettelostasi ja keskity kiireellisimpiin ja tärkeimpiin tehtäviin.

Johtopäätös

Ei riitä menestymään työssä. Varmista, että varaat aikaa perheellesi ja tärkeälle suhteelle elämässäsi.Mainonta

Aloittaminen ja ajan löytäminen voi olla hankalaa, mutta käytettäessä Prioritization Matrix -ohjelmaa, huomaat, että olet tuottavampi ja pystyt paremmin jakamaan aikasi sinulle tärkeiden asioiden välillä.

Lisää vinkkejä priorisointiin

• Kuinka priorisoida oikea 10 minuutissa ja työskennellä 10 kertaa nopeammin
• Takaisin perusasioihin: Prioriteettien asettaminen
• Kuinka priorisoida työ, kun kaikki näyttää tärkeältä

Esitelty valokuvahyvitys: William Iven osoitteessa unsplash.com

Viite