12 HAASTETTA HALLINTOAVUSTAJAT KOHTAAVAT

Hallinnollisen avustajan tehtäviä löytyy melkein kaikilta toimialoilta. Olipa kyseessä rahoitus, kaivostoiminta, lakiasiat, elokuva ja / tai vähittäiskauppa, tämä asema voi olla erittäin vaativa ja ansaitsee ehdottomasti jonkin verran tunnustusta. Jotkut saattavat uskoa, että hallintoavustajana oleminen on helppoa. Näin ei ole, hallinnolliset avustajat työskentelevät erittäin ahkerasti. He ovat koulutettuja yksilöitä, joilla on viehättäviä persoonallisuuksia ja jotka voivat tehdä melkein mitä tahansa.

1. Heitä voidaan pakottaa käsittelemään vaikeita persoonia

Suurin osa hallinnollisista avustajista on joutunut kohtaamaan monia persoonia, jotka tulevat sisään ja ulos toimistotilasta. Yleensä nämä ihmiset ovat miellyttäviä, kun taas toiset tikittävät aikapommeja, jotka sykkivät pakatusta vihasta, valmiina vapauttamaan kohtelias hallinnollinen avustaja.

Käsitellessään vaikeaa persoonallisuutta hallintohenkilöstöllä on yleensä nokkela viehätys heistä. Ne voivat auttaa lämmitettyä ihmistä rauhoittumaan ja saamaan jälleen luottamusta yritykseen tarjoamalla luottamusta ja rauhoittamalla vihaista henkilöä siitä, että kaikki ratkaistaan mahdollisimman pian.

2. Heitä voidaan pitää vähäisempinä

Jotenkin hallinnollisen avustajan asema on luokiteltu lähtötilaksi useimmille yrityksille. Useimmat ihmiset eivät ymmärrä, että hallinnollisena avustajana oleminen on ammattiuraa, jossa ihmiset voivat menestyä.

Hallinnolliset avustajat ovat niin ylpeitä urastaan, tietämyksestään ja nöyryydestään, että heidän on helppo yksinkertaisesti poistaa kaikki, jotka kyseenalaistavat urakehityssuunnitelmansa. He tietävät, kuinka tärkeä heidän roolinsa on ja kuinka ne tuovat kasvua yritykselle, jossa he työskentelevät.

3. Heidän voidaan odottaa siivoavan kaikkien jälkeen

Luulisi, että toimisto täynnä aikuisia, että ihmiset tietäisivät siivouksensa jälkeen. Järjestelmänvalvojan henkilökunta tietää, että heidän työnsä vaatii monia hoitotyötä, mutta he tietävät myös, että heillä on ongelma, kun he alkavat löytää johtokunnan lattialta hajoamaan jätettyjä banaanikuoria.Mainonta

Hallinnolliset avustajat käsittelevät sotkuisia työtovereita yksinkertaisesti asettamalla julisteita ja merkkejä, jotka heijastavat heidän työtoverinsa epäeettistä työhygieniaa. He eivät aina voi kutsua henkilöä suoraan, mutta viesti on selvä, keittiön tiskille jätettyjä likaisia astioita ja lattialla olevia karkkia ei sallita.

4. Heidän voidaan odottaa korjaavan kaiken ja kaiken

Tiesitkö, että myös hallinnolliset avustajat ovat IT-teknikoita? Heidän odotetaan korjaavan Internet-ongelmat, yhdistävän työntekijät verkkotulostimiin, auttavan ohjelmistoissa ja palatakseen sitten paperin arkistointiin ja useisiin puhelinlinjoihin vastaamiseen. Puhumattakaan siitä, kuinka monta kertaa heidän on täytynyt kuljettaa vuotavat roskapussit roskakoriin, vaihtaa räjähtävät väriainepullot kopiokoneeseen, täyttää tyhjät mustetyynyt ja kynät, vetää vanhoja pankkiirilaatikoita pölyisestä varastosta ja paljon muuta.

Hallinnolliset avustajat eivät ole minkäänlaisia sertifioituja putkimiehiä, sähköasentajia tai teknikkoja. Silti he löytävät tavan ratkaista käsillä oleva ongelma hämmästyttävillä ongelmanratkaisutaitoillaan ja fyysisillä kyvyillään.

5. Heiltä voidaan odottaa tietävän kaiken, vaikka he eivät olisikaan kokouksissa ja yksityisissä keskusteluissa

Kokouksia ja neuvottelupuheluita on koko päivän, joihin he eivät sisälly. Heidän odotetaan kuitenkin tietävän, mitä kaikkialla tapahtuu.

Huolimatta kyvyttömyydestään tehdä johtopäätöksiä, he tietävät enemmän tietoa kuin tyypillinen työntekijä. Ne ovat tietokeskus. Tämä johtuu siitä, että he ovat oppineet pudottamisen, oikeiden kysymysten esittämisen ja tietopalojen yhdistämisen saadakseen oikeat vastaukset. Pohjimmiltaan he ovat kaikki etsiviä.

6. Heitä voidaan syyttää kaikesta, mikä menee pieleen

He eivät välttämättä ole päätöksentekijöitä, mutta kun kaikki menee pieleen, kaikki sormet osoittavat heille syyllisiä, tai ainakin heidän vastuullaan on ratkaista asia.Mainonta

Hallinnolliset avustajat kirjaavat työpäivänsä välttääkseen syytöksiä tai syytöksiä mistä tahansa. He kirjoittavat kaiken muistiin ja luovat itselleen järjestelmällisen paperireitin kattamaan aikataulunsa alusta loppuun odottamattoman hikkauksen varalta.

7. Niiden voidaan odottaa olevan aina saatavilla

Joskus hallinnolliset avustajat syövät työskennellessään. He voivat olla puolivälissä puremassa lounaaseensa, kun työtoveri pyytää heitä tulemaan tulevasta kokouksesta, rikki internetyhteydestä tai jopa tulvivasta wc: stä.

Tieto siitä, milloin vetää viiva, on puolet taistelusta, koska jotkut työtoverit voivat saada tilanteen kuulostamaan niin kiireellisemmältä kuin se todellisuudessa on. Hallinnolliset avustajat oppivat omaksi hyödykseen soittamaan tuomionsa tilanteen mukaan. He sopivat aina ongelman ratkaisemisesta, mutta joskus päättävät, että lounaan jälkeen se toimii heille parhaiten.

8. He voivat käyttää työpöytäään kaatopaikkana

He rakastavat tunnetta tehdä valtava kolo työpinoaan, mutta jos he kävelevät hetkeksi pois, heidät varmasti toivottaa tervetulleiksi uudet paperityöt, jotka istuvat postilaatikossa.

Pysyäkseen vakaana tulevassa työssä, he lajittelevat ja hallitsevat kaiken luokkiin ja asettavat ne sitten etusijalle. Hallinnolliset avustajat ovat erittäin järjestäytyneitä ja osaavat pitää tuottavan työnkulun suurten työmäärien käsittelemiseksi.

9. Heillä ei voi olla yksityisyyttä

Apulaisena oleminen melkein kaikille tarkoittaa, että heidän työpöydänsä on ilmainen kaikille niille, joiden kanssa he työskentelevät. He ovat avainten, salasanojen, paikallaan olevien tarvikkeiden ja kaiken mahtavan karkkilaatikon haltija.Mainonta

Pitääkseen tilansa itselleen he kehittävät koteja koko yrityksen omaisuudelle henkilökohtaisen kuplansa ulkopuolella. Kaikki henkilökohtainen pidetään kaukana vastakkaisessa kulmassa, kuten auton avaimet, lompakko ja matkapuhelin.

10. Heiltä voi puuttua fyysinen aktiivisuus

Jonain päivänä on liian monta sähköpostia ja liian paljon paperityötä kasaantuu heidän postilaatikkoonsa edes kävellä pois. Joskus he voivat jopa uhrata tauon tai lounaan työhönsä.

Hallinnollisilla avustajilla on niin suuri työetiikka: he voivat helposti suorittaa useita tehtäviä ja työskennellä kovemmin löytääksesi ylimääräistä aikaa päivällä virkistävälle kävelylle ulkona.

11. Ne voivat joskus olla toimiston vitsejä

Kun hallinnolliset avustajat tekevät virheen, mikä voi tapahtua, he ovat joskus kaikkien vitsien takana loppupäivän ajan.

Naurun torjumiseksi he vain soittavat kaikkien muiden kanssa ja nauravat omista virheistään. He tietävät, että mahdollisuus tunnustaa puutteensa ja oppia niistä on merkki suuresta johtajuudesta.

12. He voivat olla alaikäisiä ja tuntea olevansa arvostamattomia

Hallinnollisen avustajan tehtävän tila on kiistanalainen katsottavasta näkökulmasta riippuen. Sadan ihmisen työmäärällä heille maksetaan joskus ikään kuin ne olisivat toteemipylvään pohjassa.Mainonta

Joskus heidän työnantajansa ovat itse niin kiireisiä, että hallintohenkilöstön on tuotava esiin se, että korotukseen tulisi puuttua. Joskus työnantajat unohtavat, kuinka paljon heidän hallinnolliset avustajansa ovat tehneet yrityksen hyväksi, ja heitä tulisi arvostaa säännöllisesti.