Meillä kaikilla on samat 24 tuntia vuorokaudessa työskennellä, mutta miten puristat kaiken irti tuosta ajasta saadaksesi todellisia aikaa säästäviä tuloksia?

Kyse ei ole kovemmasta työskentelystä, sillä se vie vain niin pitkälle, vaan kuinka suunnittelet ja jäsennät aikasi ja kuinka maksimoi suunnitellun ajan.

Avain näihin ajanhallintavihjeisiin ei ole tehdä niitä kerran, vaan toistaa ne uudestaan ​​ja uudestaan, kunnes niistä tulee tottumuksia. Silloin ympärillä olevat ajattelevat, että sinulla on enemmän kuin 24 tuntia päivässä.

1. Suunnittele viikko, kun olet kaikkein järjestäytynein

Yksi tärkeimmistä ajanhallintavinkeistä on viikkosi suunnittelu.

Tämän tehtävän tekeminen samaan aikaan joka viikko paitsi luo aikaa säästävää tapaa, mutta sillä voi olla positiivinen vaikutus ajattelutapaan ja hyvinvointiin.

Anna minun selittää.

Suunnittelemalla viikkoa annat itsellesi useita pieniä myönteisiä lupauksia. Aina kun annat ja pidät nämä lupaukset, itseluottamuksesi kasvaa, ja sinusta tuntuu paremmalta itsestäsi, kun saat enemmän aikaan.

Tämä lähestymistapa säästää aikaa suunnitellessasi, kun olet keskittyneessä mielentilassa suunnitellessasi sinulle tärkeätä. Viikon aikana sinulla on vähemmän houkutus tehdä jotain muuta jonkin suunnitellun lähtöajan aikana, koska voit muistuttaa itseäni, että suunnittelin tämän syystä.

Suunnittele siis viikko ja pidä itsellesi antamasi lupaukset nähdäksesi reaaliaikaisia ​​säästöjä.

2. Suunnittele seuraava työpäivä rentouttavalle illalle

Jos kamppailet sulkemisen kanssa työpäivän jälkeen, tämä lähestymistapa auttaa rentouttamaan mielesi ja antaa sinun nauttia illastasi ilman huolta työstä.

Tarvitset vain 5-10 minuuttia päivässä ja muistilehtiön. Se on nopeaa ja sillä on huomattavia etuja ajankäytön hallintaan.

Kirjoita jokaisen päivän lopussa noin kymmenen tehtävää, jotka haluat suorittaa seuraavana päivänä.

Valitse seuraavaksi yksi tehtävistä, jotka sinun on suoritettava riippumatta siitä, mitä merkitset, ja merkitse se tehtävällä H korkealle .

Sen jälkeen lisää M keskisuurille noin viiteen tehtävään. Nämä ovat tehtävät, jotka sinun on suoritettava, mutta jos et pysty suorittamaan niitä kaikkia, se on hallittavissa.

Loput tehtävät merkitään ”L” matalalle . Nämä ovat mukavia saada, ja niiden pitäisi olla helppoja tehtäviä.

Kun seuraavan päivän tehtävät on suunniteltu ulos, voit jättää työn kaikki ne kiusalliset tehtävät päähäsi kirjoitettuna ja valmiina käsittelemään seuraavana päivänä.Mainonta

3. Ohjaa päiväsi niin, että se ei hallitse sinua

Päivän suunnittelu on kaikkein vaikuttavin ajanhallintavinkki, jonka voit tehdä. Sen avulla voit hallita päiväsi sen sijaan, että annat päivän hallita itseäsi.

Tämä lähestymistapa on yksinkertainen, ja sillä on joustavuutta, kun työpäiväsi ei suju suunnitellulla tavalla.

Tartu kynä ja muistilehtiö!

Jaa muistikirjassa päivä 30 minuutin jaksoiksi, klo 9.30, 10.00 jne. Lisää ne rivi riviltä viivalla tai kahdella kunkin välissä.

Katso nyt työpäiväkirjaasi ja lisää kaikki korjattavat asiat, kuten kokoukset.

Ota seuraavaksi tärkeät päätehtävät ja lisää ne 30 minuutin segmentteihisi.

Jos sinulla on vielä vapaa-aikoja, älä jätä niitä tyhjiksi.

Jos kamppailet yhden aamun motivaation puolesta, kokeile tätä:

Valitse helppoja ja nopeita tehtäviä ja suorita ne ensin. Älä huoli, jos siirrät vaikeita tehtäviä. Kun teet ensin helppoja tehtäviä, saat vauhdin ja oikean ajattelutavan sitten käsitellä vaikeita asioita.

4. Hallitse häiritseviä työtovereita viisaasti

Ei ole väliä kuinka hyvin suunnittelet viikkoa, päivää tai jopa seuraavaa tuntia, jos olet jatkuvasti hajamielinen. Häiriöt johtaa kohdennuksen menetykseen ja ovat ovi viivytykselle.

Tässä ajanhallintavinkissä on kyse oikean työympäristön luomisesta, joten voit maksimoida ajan, jonka sinun on oltava mahdollisimman tuottava.

Nir Eyalin kirja Hämmentämätön kertoo, että jos haluat tulla aidosti tuottavaksi, sinun täytyy tulla häiritsemättömäksi. Työkollegamme ovat usein yksi suurimmista häiriöistä työpaikalla.

Kollegoillesi, jotka häiritsevät sinua eniten, kysy heiltä jokaisen päivän alussa, tarvitsevatko heiltä jotain? Tekemällä tämän teet heille suunnitelman ilman, että he ymmärtävät sitä, mutta se on sinun ehdoillasi. Tämä vähentää satunnaisen pyynnön mahdollisuutta myöhemmin päivällä.

5. Käsittele sähköposteja ehdoillasi

Toisinaan postilaatikon hallinta voi tuntua kokopäiväiseltä työltä. Voit myös joutua ansaan tuntuessasi, että sinulla on paljon tekemistä, koska olet lähettänyt paljon sähköposteja tai päässyt mystiseen postilaatikkoon!

Vaikka muutaman sähköpostin lähettäminen voi olla tyydyttävää, ongelmana on, että sähköposteja käytetään myös eräänlaisena viivytyksenä, koska ne ovat helppo varatehtävä, kun et halua työskennellä jonkin kovan työn parissa.

Joten mitä teet lopettaaksesi nämä häiriötekijät ja vähentääksesi sähköpostin aiheuttamaa stressiä?Mainonta

Suunnittelet, milloin haluat lukea ja vastata sähköposteihisi, joten sinä hallitset sitä.

Brittiläisen Kolumbian yliopistossa tehty tutkimus paljasti, että sinun tulee tarkistaa sähköpostisi vain kolme kertaa päivässä ja vähentää näin stressiä.^[1]

Suunnittele siis jokaisen päivän alussa, milloin tarkistat sähköpostisi. Kuinka usein tarkistat sähköpostisi, riippuu työstäsi, mutta vähemmän on enemmän ja mieluiten korkeintaan kolme.

Tämä lähestymistapa pitää sinut edelleen postilaatikon hallinnassa, mutta teet sen sinulle sopivana ajankohtana.

6. Poista elektroniset häiriötekijät ja läsnä

Kuinka monta kertaa töissä näet jonkun häiritsevän ilmoituksen matkapuhelimellaan tai kannettavalla tietokoneellaan?

Matkapuhelimen ja kannettavan tietokoneen ilmoitukset häiritsevät meitä joka päivä, mutta niistä on myös tullut hyväksyttävä häiriötekijä.

Suurimmalla osalla töistä sinun ei tarvitse reagoida välittömästi ilmoitukseen edes silloin, kun sitä tarvitsemme. Se on tekniikan luoma tapa.

Sen ei tarvitse olla näin.

Käy läpi kaikki ilmoitusasetukset matkapuhelimellasi ja kannettavalla tietokoneellasi ja jätä vain kriittiset asetukset päälle. Useimmissa tapauksissa näiden pitäisi olla vain puhelut.

Sammuttamalla nämä ilmoitukset, tarkistat sitten sähköpostit, messengerin jne. Sinulle sopivina aikoina, ei niiden saapuessa.

Voit myös poistaa käytöstä matkapuhelin- ja työpöytäsovelluksissa näkyvän numeroiden määrän. Sinun ei tarvitse tietää, kuinka monta sähköpostia sinulla on postilaatikossa kerrallaan, varsinkin jos olet suunnitellut, kun tarkistat sähköpostisi.

Jos jätät tämän merkkitoiminnon päälle, se luo kiusallisen häiriötekijän, joka vie sinut pois työstäsi ja vaikuttaa aikaasi.

Kokeile muutaman päivän ajan ja näe sen positiivinen vaikutus ajanhallintaan. Myös ympärillä olevat ihmiset näkevät muutoksen, koska olet paljon enemmän läsnä kotona ja töissä.

7. Napsauta ajastinta ja mene syvälle keskittymisesi kanssa

Tehtävän lopettaminen tapahtuu yleensä, kun olet joko suorittanut sen loppuun, menettänyt kiinnostuksensa tai olet hajamielinen. Keskittyminen vie keskimäärin 23 minuuttia, kun olet hajamielinen, joten sinun on tehtävä kaikkesi pysyäksesi siinä keskittyneessä tilassa.^[kaksi]

Valitettavasti kiinnostuksen menetys ja häiriötekijät ovat todennäköisimpiä tuloksia ajanhallinnan kamppailuissa, joten ajastimen asettaminen voi tehdä kaiken.

Ajastimen asettamalla lupaat itsellesi, ettet häiritse sinua tai työskentele millään muulla, ennen kuin ajastin päättyy. Tällä pienellä lupauksella voi olla huomattava vaikutus ajanhallintaan.Mainonta

Voit kokeilla eri aikoja nähdäksesi, mikä toimii sinulle, esimerkiksi 25 minuuttia, jos käytät Tekniikka tomaatti . 25 minuuttia ei ehkä kuulosta pitkältä, mutta pysymällä täysin keskittyneenä 25 minuutin ajan olet hämmästynyt siitä, kuinka paljon voit tehdä.^[3]

8. Selvitä, mihin sinun ei pitäisi viettää aikaa

Joka päivä vietämme aikaa asioihin, jotka estävät meitä tekemästä sitä, mitä meidän pitäisi tehdä - olipa kyseessä häiriötekijöitä, kuten sosiaalinen media, sähköposti tai tehtävät, joita emme mieluummin tee, kuten viikkokauppa tai silitys.

Kaikki nämä aikaa vievät toiminnot saattavat tuntua vähäpätöisiltä, ​​mutta ne kaikki summautuvat ajanhallintaan.

Saatat ajatella, minun on tehtävä nämä, mutta on olemassa tekniikka, jota kutsutaan Ei-tehtäväluetteloksi, joka voi auttaa.

Kyse ei ole vain ei-vaikuttavien tehtävien lopettamisesta kokonaan. Kyse voi olla myös automatisoinnista tai tehtävän siirtäminen .

Joten miten luot Ei-tehtäväluettelon?

Käytä ensin 10 minuuttia muistiinpanoja kaikista asioista, jotka eivät todellakaan palvele sinua tai auttavat sinua pääsemään sinne, missä todella haluat olla (esim. Television, sosiaalisen median, ruokaostosten tekeminen, talon siivoaminen).

Sitten, aseta jokainen otsikon joko automatisoida, delegoida tai poistaa.

Automatisointi voisi olla viikkokauppasi, käytät nyt yritystä, joka toimittaa ainesosat ja reseptit kotiovellesi.

Edustaja voisi saada siivooja talosi joka viikko.

Poistaminen voi olla television asettamisen lopettamista heti, kun palaat töistä.

Kun olet luonut tehtäväluettelon, muista toistaa prosessi kerran kuukaudessa.

Joka kuukausi saat tuntikausia, joita et tiennyt.

9. Pura aivosi maksimoidaksesi keskittymisesi

Aivomme prosessoivat tuhansia ajatuksia joka päivä; turhauttavasti monet niistä ovat toimia, joita emme voi suorittaa loppuun tällä hetkellä.

Siisti mieli vaikuttaa ajanhallintaan, koska emme voi keskittyä näihin erinomaisiin toimiin päämme.

Tässä on suora tapa ilmaista mielesi:Mainonta

Pidä mukanasi pieni muistilehtiö ja kynä mukanasi kaikkialla. Sen on oltava tarpeeksi pieni, jotta se mahtuu taskuusi tai laukkuun, ja sen on oltava helposti saatavilla. Joka kerta, kun jokin ajatus tai toiminta ponnahtaa päähän, kun olet poissa, kirjoita se muistiin.

Tämä voi olla idea, jotain inspiroivaa, toiminta kotiin palattuasi, mikä tahansa.

Sitten sinun tarvitsee vain aikatauluttaa ajoissa varmistaaksesi, että suoritat kaikki nämä muistiinpanot. Muutaman päivän välein riittää.

Sieppaamalla tehtävät paperille sen sijaan, että annat niiden kerääntyä aivoihin, voit sitten työskennellä keskittyneessä tilassa senhetkisen tärkeän suhteen.

10. Lupauksia muille

Kumman uskot todennäköisesti pitävän, jos lupaat itsellesi tai ystävällesi?

Useimmissa tapauksissa se tulee olemaan ystävälle annettu lupa.

Voit käyttää tätä eduksi jakamalla sitoumuksen, jonka sinun on suoritettava tehtävä tai projekti ystävän kanssa.

Kerro ystävällesi, mitä haluat saavuttaa, miksi ja milloin. Pyydä heitä sitten kirjautumaan kanssasi eri kohtiin, kunnes sanoit, että saat projektin loppuun.

Kun työskentelet projektin parissa, sinulla on tämä lupa, jonka olet antanut ystävällesi mielessäsi. Tämä antamasi lupaus on ajuri keskittyä ja käyttää suurimman osan ajasta, jonka sinun on saatettava projekti loppuun.

Bottom Line

Kaikki nämä vinkit eivät vaadi muuta kuin vähän aikaa joka päivä, mutta säästät näitä lähestymistapoja käyttäessäsi aikaa.

Lisää muistutuksia päiväkirjaasi pitämään nämä vinkit mielessä, sillä kun aloitat niiden säännöllisen harjoittamisen, niistä tulee tottumuksia.

Niitä voidaan käyttää itsenäisesti, mutta ne ovat paljon tehokkaampia, kun niitä käytetään yhdessä.

Ajan myötä ympärilläsi olevat ihmiset kysyvät, kuinka löydät aikaa saavuttaa niin paljon päivässä!

Lisää ajanhallintavinkkejä

• 10 käytännön tapaa parantaa ajanhallintataitojasi
• Kuinka olla tuottava työssä: 9 perussääntöä
• 50 tapaa lisätä tuottavuutta ja saavuttaa enemmän lyhyessä ajassa

Esitelty valokuvahyvitys: Valentin Antonucci osoitteessa unsplash.com

Viite