Kun yritykset luottavat enemmän tekniikkaan, on kiireesti suunniteltava sitä. Teknologian suunnittelu on kuitenkin tuskin koskaan pienten yritysten tehtäväluettelossa; Tämä johtuu siitä, että monet yrittäjät eivät ole tietoisia teknologiasuunnitelman tärkeydestä tai pitävät prosessia tylsänä ja aikaa vievänä. Näin ei kuitenkaan tarvitse olla, ja tässä artikkelissa jaamme tärkeitä tietoja auttaaksemme sinua kehittämään ja toteuttamaan tehokkaan teknologiasuunnitelman pienyrityksellesi.

Teknologiasuunnittelu ei tarkoita vain oikean ajan päättämistä tietokoneiden vaihtamiseksi ja ohjelmistojen päivittämiseksi. Siihen sisältyy strateginen prosessi, jolla määritetään, miten yrityksesi voi käyttää tekniikkaa parantaakseen sen tavoitteita ja tuottavuutta.

1 - Yrityksesi teknologiaresurssien arviointi

Ennen suunnitteluprosessin aloittamista on tärkeää arvioida olemassa olevat teknologiaresurssit. Sinun on suoritettava arviointi, joka kattaa kaikki yrityksesi innovaatioiden näkökohdat. Tähän sisältyy paitsi fyysisten laitteidesi ja ohjelmistojesi luettelointi, myös tunnistaminen, mikä toimii ja vastaavatko yrityksesi resurssit toimialallesi ja tehokkuudellesi nykyisiä standardeja.

2- Hallinta

Hallinta on ensiarvoisen tärkeää pienyrityksen teknologiasuunnittelussa. Vahva johtajuus motivoi tekniikan käyttöä edistämään liiketoimintamahdollisuuksia, lisää henkilöstön halukkuutta käyttää uusia laitteita ja ohjelmistoja, auttaa uskottavasti sijoittajien keskuudessa ja minimoi teknofobien vastahakoisuuden. Ihannetapauksessa yrityksen omistaja tarjoaa vahvan johtajuuden, mutta se voi myös tulla esimiehiltä ja muilta johtajilta.Mainonta

3- Suunnitteluryhmä

Aina kun mahdollista, tekniikan suunnittelun tulisi olla tiimitoimintaa. Joukkueen tulisi:

• arvioida olemassa olevaa tekniikkaa
• tunnustamaan innovaatiovaatimukset ja huolenaiheet
• laatia teknologian visio
• kehittää budjetti ja aikataulu
• kirjoita teknologiasuunnitelma
• seurata projektin toteutusta
• Taata sidosryhmien sisäänosto.

Ihannetapauksessa ryhmän tulisi koostua omistajasta tai pääjohtajasta (toimitusjohtaja), projektipäälliköstä, hallinnollisesta avustajasta, kirjanpitäjästä ja järjestelmänvalvojasta tai teknologiaspesialistista. Kaikilla pienyrityksillä ei ole tarpeeksi henkilöstöresursseja niin monimutkaiselle tiimille. Suunnitteluryhmän muodostamiseksi on kuitenkin tärkeää, että yrityksen suurimmilla operatiivisilla osastoilla on jonkinlainen edustus.

4- Tunnista ja priorisoi teknologiavaatimukset

Kun olet tutkinut teknologiaresurssiesi nykyisen tilan, suunnittelutiimisi seuraava vaihe valmisteluprosessissa on tunnistaa yrityksesi tulevat innovaatiotarpeet ja priorisoida ne. Jokaisella organisaatiolla on vaatimukset, mutta sen tulisi sisältää:

• Uusien ohjelmistojen ja päivitysten ostaminen
• Ohjelmistojen räätälöinti
• Henkilöstön koulutus
• Laitteiden vaihtaminen ja päivittäminen
• Tietokoneverkot
• Internet-läsnäolon kehittäminen
• Online-markkinoinnin parantaminen
• Yrityksen verkkosivuston suunnittelu tai uudistaminen
• Tietokoneiden ja muiden teknologialaitteiden käyttöä koskevien käytäntöjen kehittäminen
• Varmuuskopiointijärjestelmien ja suojausmenettelyjen toteuttaminen
• Vanhentuneiden laitteiden korvaaminen
• Asianmukaisen teknologiahenkilöstön palveluksessa

Aivan myrskyn aikana, kun tekniikka tarvitsee, luot luettelon, joka on pidempi kuin budjettisi. Vastaavasti seuraava tehtävä tekniikan suunnittelussa on priorisoida. Pienyrityksen omistajana sinun on oltava realistinen, mitä voit saavuttaa, ja asettaa kohtuulliset aikataulut.Mainonta

5 - Visio

Prioriteettien asettamisen jälkeen on aika valmistaa visio teknologiasuunnitelmaasi varten. Aloita arvioimalla yrityksesi missio. Tämän prosessin keskeisiin näkökohtiin tulisi sisältyä, miten tekniikka auttaa yritystäsi täyttämään tehtävänsä ja parantamaan organisaation tehokkuutta.

6- Budjetointi

Seuraava askel on talousarvion laatiminen. Tämä voi olla haaste pienyritykselle, mutta on kriittinen teknologiasuunnitelman laadinnassa. Perusteellinen tutkimus on välttämätöntä liiketoiminnan teknologiaprioriteettien toteuttamisen todellisten kustannusten selvittämiseksi. Yrityksen omistaja jättää pois kustannukset, kuten henkilöstön koulutuksen työajan menetys, ohjelmistojen kuukausittaiset päivitykset ja muut toimintahinnat, jotka ovat ostohinnan lisäksi.

7- Toteutus

Toinen tärkeä askel teknologiasuunnitelmasi on laatia aikataulu toteutukselle. Työskentelet mieluiten strategian kanssa, joka voidaan toteuttaa tietyn ajanjakson ajan, ja tiimin tulisi harkita seuraavaa:

• Mitkä ovat ensimmäiset asiat, jotka sinun on tehtävä?
• Kuinka kauan arvioidessasi kestää kunkin loppuun?
• Mitkä ovat seuraavat vaiheet, kun yritys on saanut suunnitelmat päätökseen?

Aikataulujen tulisi olla monipuolisia odottamattomien tapahtumien huomioon ottamiseksi, mutta riittävän jäykät vauhdin ylläpitämiseksi. Haluat esitellä aikajanasi vaiheittain, jolloin on aikaa tunnistaa kunkin toiminnan rahoitus.Mainonta

8- Suunnitelman kirjoittaminen

Olet arvioinut olemassa olevat resurssit, määrittänyt ja priorisoinut tarpeesi, valmistellut teknologiavision, kehittänyt budjetin ja tuottanut aikataulun toteutukselle. Seuraava vaihe tekniikan suunnittelussa on suunnitelman kirjoittaminen. Suurin osa tiimin valmistelutyöstä ja aivoriihistä tekee tämän vaiheen paljon helpommaksi.

Kirjallisen suunnitelman on koostuttava vähintään näistä neljästä keskeisestä osasta:

• Teknologian visio
• Strategian kuvaus
• Aikajana
• Budjettisuunnitelma

Yksityiskohtaisemmat suunnitelmat voivat koostua:

• Organisaatioprofiili
• Tehtävälausunto
• Luettelo olemassa olevista innovaatioista
• Erittely toteutukseen liittyvistä yksityiskohdista
• Analyysi pitkän ja lyhyen aikavälin tavoitteista

Monet pienten yritysten omistajat tekevät tarvittavat valmistelut, järjestävät monia kokouksia keskustellakseen teknologiasuunnitelmasta, mutta eivät koskaan laadi asiakirjaa. Kirjallisen teknologiasuunnitelman saaminen tarjoaa vertailukohdan yrityksen omistajalle ja henkilöstölle yleensä.Mainonta

9- Teknologian rahoitus

Onneksi myös teknologiasuunnitelman valmisteluun liittyvät ponnistelut auttavat rahoituksessa. Siksi on niin tärkeää, että visioilmaasi kuvaa, kuinka tekniikka auttaa organisaatiotasi saavuttamaan tavoitteensa.

Vaikka on olemassa yksiköitä, jotka tarjoavat teknologia-apurahoja pienyrityksille, ne ovat usein täynnä pyyntöjä. Siksi on tärkeää lähestyä rahoittajia ja lahjoittajia, jotka jo tukevat lähetystyötäsi, ja käyttää suunnitelmaasi tavoitteidesi osoittamiseen.

Ei ole epäilystäkään siitä, että tekniikka on välttämätöntä pienille yrityksille ja kasvu riippuu siitä, miten yritys voi hankkia ja hyödyntää tekniikkaa tehokkaasti. Yllä olevat tiedot ovat hieno alku siirtymässä kohti teknologiasuunnitelman kehittämistä yrityksessäsi, jos sinulla ei vielä ole sitä.

Esitelty valokuvahyvitys: Pexels.com kautta static.pexels.com Mainonta