Se ei ole vain sinä: Olemme kaikki kiireisempiä kuin aiemmin. Minkä tahansa tehtävän suorittaminen aikatehokkaalla tavalla tuntuu mahdottomalta nykyään.

Olitpa työskentelevä äiti, korkeakoulun opiskelija tai pienyrityksen omistaja, aikasi hallinta voi olla haastavaa. Kuinka kukaan löytää aikaa tuntien, kokousten, lääkäreiden tapaamisten ja lasten koulun jälkeisten tapahtumien välillä liikuntaa tai, taivaan kieltä, hauskaa varten?

Me kaikki saamme 24 tuntia päivässä. Joten miten jotkut ihmiset näyttävät tuulta läpi tehtävänsä, kun me muut kampelemme? He ovat oppineet olemaan sekä aikatehokkaita että vaikuttavia.

Sisällysluettelo

1. Mitä tarkoittaa aikatehokkuus?
2. Tehokas vs. tehokas
3. 6 tapaa olla aikatehokas
4. Bottom Line
5. Lisää ajanhallinnasta

Mitä tarkoittaa aikatehokkuus?

Merriam-Webster määrittelee tehokkaaksi, kykenee tuottamaan halutut tulokset vain vähän tai ei lainkaan jätettä (ajan tai materiaalin suhteen).^[1]Mutta mitä tarkoittaa tosiasiallinen tehokkuus päiväsi viettämisessä?

Aikatehokkuus tarkoittaa neuvotteluja jokaisen päivän olosuhteista ja varmistaa samalla, että sinulla on riittävästi aikaa neuvottelemattomiin asioihin, kuten nukkumiseen ja itsehoitoon. Tehokkuus ei aina tarkoita sitä, että aamulla istutaan pöydän ääressä, haetaan tehtäväluetteloa ja poistutaan toimistosta kello 17.00 mennessä. Tehokkuus tarkoittaa parhaan tekemistä sisäisistä ja ulkoisista tekijöistä huolimatta, jättämällä runsaasti aikaa huolehtia itsestäsi.

Aloitan työpäivät kirjoittamalla tuotokseni ylös. Väistämättä kuitenkin pääsen odottamattomaan tapaamiseen tai sijoittajapuheluun. Kyllä, voisin olla koko yön tekemässä työtä määräaikojeni saavuttamiseksi - mutta jos tekisin, olisin seuraavana päivänä liian väsynyt tekemään mitään. Se on tehokasta, ei tehokasta.

Tehokkuuden vuoksi voin jakaa työn kollegani kanssa tai suorittaa puolet tehtävästä ja pyytää jatkoa.

Kun taistelet työstä, vanhemmuudesta ja sosiaalisesta elämästä, sinun on jatkuvasti optimoitava päiväsi ja pidettävä itseäsi vastuullisena. Mutta tietysti sinun on silti oltava myös tehokas.Mainonta

Tehokas vs. tehokas

Yksinkertaistetusti, tehokkuudella tarkoitetaan tietyn tuloksen saavuttamista; Tehokas oleminen tarkoittaa kyseisen tuloksen saavuttamista tuhlaamatta aikaa tai vaivaa . Teoriassa sinun on oltava aikatehokas voidaksesi olla tehokas, mutta näin ei ole aina.

Katsokaa sitä tällä tavalla: Sinulla on tehtävä tehtävä, jonka pitäisi viedä tunti. Mutta häiriötekijöiden, kuten Internet ja toimisto-chat, välillä tämä tehtävä päättyy viemään sinut neljä tuntia. Saavutit lopullisen tavoitteen, joten olit tehokas, mutta et ollut tehokas, koska se kesti paljon kauemmin kuin sen olisi pitänyt.

Jos sinulla on työpaikka, joka pitää katon pään päällä ja ruokaa pöydälläsi, se tarkoittaa, että olet riittävän tehokas työssä saada kuukausipalkka. Palkkasi ei kuitenkaan todennäköisesti kuvaa sitä, kuinka paljon aikaa vietät sosiaalisessa mediassa jokaisella palkkakaudella.

Poikkeuksena ovat yrittäjät ja freelancerit. Ansaitakseen enemmän rahaa yrityksen omistavien ihmisten on oltava sekä tehokkaita että tuloksellisia.

6 tapaa olla aikatehokas

Tehokkuus on tehokkuuden sivutuote. Vaikka on turvallista sanoa, että useimmat yrittäjät ovat tehokkaita, se on taito, joka vaatii käytäntöä.

Vaikka et yritä harjoittaa kannattavaa liiketoimintaa, voit silti hyötyä toimimalla samalla tavalla kuin menestyvät yritysjohtajat.

1. Aseta mitattavat tavoitteet

Vaikka jokaisella yrittäjällä on oma menetelmä, tuottavuusasiantuntijat ehdottavat asettamista Älykkäät tavoitteet . Spesifiset, mitattavissa olevat, saavutettavissa olevat, realistiset ja ajasta riippuvat tavoitteet edistävät sekä tehokkuutta että vaikuttavuutta - paitsi että ne voidaan saavuttaa realistisesti, mutta edistyminen kohti niitä voidaan kvantitatiivisesti tarkistaa^[kaksi].

Voit oppia lisää SMART-tavoitteista seuraavasta videosta:Mainonta

Oletetaan, että haluat tuoda 100 000 dollaria vuosineljännekseltä. Voit asettaa viikoittaiset 8000 dollarin virstanpylväät, mikä tekee tavoitteesta helpommin hallittavissa ja antaa sinulle tyynyn, jos viive jää alle.

Tavoitteiden asettaminen auttaa sinua olemaan aikatehokas, koska se keskittää energiasi haluamaasi. Se puolestaan ​​parantaa kykyäsi saavuttaa nämä tavoitteet.

2. Kommunikoi ehtojesi mukaan

Olipa kyseessä aterian suunnittelu tai tuotekehitys, useimmat projektit vievät tiimin. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että sinun on päivitettävä sähköpostisi viiden minuutin välein päivitysten saamiseksi. Työskentelevät ammattilaiset tuhlaavat keskimäärin 21 minuuttia päivässä yksinkertaisesti ylikuormittamalla postilaatikkonsa^[3]. Neljän työviikon aikana se on melkein seitsemän tuntia kuukaudessa.

Erityisesti yrittäjien on oltava varovaisia ​​sähköpostin suhteen. Sijoittajaviestit saattavat ansaita esimerkiksi nopean vastauksen. Onko sillä väliä kuinka nopeasti lukit työntekijän tervetulosähköpostin, johon sinut kopioitiin?

Jos työntekijä tarvitsee jotain heti, pyydä häntä soittamaan sinulle tai pysähtymään toimistossasi. Aseta aika ja omistaudu yksi tai kaksi tuntia viikossa kampaus koko postilaatikkosi läpi jotta et menetä jotain tärkeätä.

3. Oletusarvoinen luottamus

Vaikka et tekisikään tiimin kanssa, olet silti riippuvainen muista. Kun vaimoni ja minä lisäsimme kodin yläkertaan pesutuvan, jouduin luottamaan urakoitsijoihin tekemään työnsä. Minun täytyi luottaa vaimoni vastaamaan kaikkiin niihin. Mihin haluat sen? väistämättä esiin tulleita kysymyksiä.

Jos en olisi laiminlyönyt luottamusta, olisin hidastanut projektia ja ehkä jopa hylännyt sen kokonaan.

Opi luottamaan muihin samalla tavalla kuin romanttinen kumppanisi. Ole selvä aikeistasi. Varmista, että toimintasi vastaavat sanojasi, ja oleta, että myös muut sopivat.Mainonta

Ole vilpitön kommunikoinnissasi. Mikä tärkeintä, hyväksy, että muut ovat ainutlaatuisia yksilöitä. Kaikki eivät toimi tai kommunikoi samalla tavalla, ja se on ok.

4. Ota säännölliset tauot

Mitä enemmän aikaa vietät projektiin, sitä nopeammin saavutat sen, eikö? Ei välttämättä.

Tutkimukset viittaavat siihen, että tuottavimmat ja aikaa säästävät työntekijät pitävät itse asiassa eniten taukoja. Draugiem-ryhmän tutkimus osoitti, että ihanteellinen työskentelyrytmi on oikeastaan ​​52 minuuttia ja sen jälkeen 17 minuutin tauko^[4]. Vaikka tutkimuksessa ei tarkasteltu muun tyyppisiä töitä, se on oikeudenmukainen veto, joka rikkoo, tehokkuutta kaikkialla.

Aseta ajastin muistuttamaan sinua pitämään tauon joka tunti. Jos lyhyemmät välit sopivat paremmin tehtävääsi, kokeile Tekniikka tomaatti . Työskentele 25 minuuttia ja tee sitten jotain muuta seuraaville viidelle^[5]. Paitsi että saat enemmän tekemistä, sinun on vähemmän stressiä käynnistettäessä.

5. Käytä resurssejasi

Ei kauan sitten minun piti kaataa puutarhani puita taloni suojelemiseksi. Olisin voinut vetää keulasahan esiin ja viettää seuraavan tunnin hitaasti viiltämällä tiensä takakontin läpi, mutta en, koska minulla oli moottorisaha istumassa autotallissa. Kun olen sytyttänyt sen, puun työ kesti noin kymmenen minuuttia, jolloin minulla oli ylimääräistä aikaa muihin tehtäviin.

Ole samaa lähestymistapaa työssä. Jos sinun on siirrettävä tietoja tietokoneesi useiden selainikkunoiden välillä, voit jatkuvasti napsauttaa edestakaisin useiden välilehtien välillä. Tai voit kytkeä varanäytön istumaan varastoon, mikä auttaa sinua työskentelemään nopeammin ja tekemään vähemmän virheitä.

6. Tiedä milloin sanoa ei

Pienillä projekteilla on huono tapa ilmoittaa suuremmiksi. Jos aiot vain leikata pihasi, pidä siitä kiinni. Älä kerro itsellesi (tai anna kenenkään muun kertoa sinulle), että sinun on myös leikattava pensaat ja vedettävä rikkaruohoja.

Tee mitä haluat ja siirry eteenpäin. Se on sekä tehokasta että aikaa tehokasta.Mainonta

Entä jos se on työprojekti? Et ehkä voi sanoa ei suoraan pomollesi, mutta voit ehdottaa vaihtoehtoja. Jos olet huolissasi, että tehtävä on ajanhukkaa, heitä erilainen idea.

Jos sinulla ei todellakaan ole aikaa kalenterissasi, pyydä häntä auttamaan sinua priorisoimaan projektilistasi. Selvitä se oikein, ja pomosi voi kiittää sinua yrityksen ajan säästämisestä.

Ajanhallinnan täydellinen ymmärtäminen on avain tietäessäsi, milloin sanoa ei ja milloin jollakin voisi olla merkitystä aikainvestoinnille.

Lue lisää taiteesta sanoa ei Tämä artikkeli.

Bottom Line

Suunnittelu on avainasemassa. Olitpa yrittäjä kuten minä tai kodin vanhempi, sinulla on tehtävä työ. Itse työ voi olla erilainen, mutta aikatehokkuuden ja vaikuttavuuden arvo ei ole. Jos haluat menestyä - ja sinulla on aikaa säästää aikaa - ajattele ennen kuin jauhat päivän pois.

Viisas työskentely on parempi kuin ahkera työskentely. Oppiminen luottamaan muihin on tärkeämpää kuin lopputulos, joka näyttää täsmälleen samalta kuin mitä ajattelit. Tehokkuus ja tehokkuus voivat vaihdella, mutta molemmat jakautuvat kahteen asiaan: suunnitelman tekemiseen ja kääntämiseen tarpeen mukaan.

Lisää ajanhallinnasta

• 20 nopeaa ajanhallintavinkkiä tuottavuuden parantamiseksi
• 10 käytännön tapaa parantaa ajanhallintataitojasi
• Kuinka olla tuottava työssä: 9 perussääntöä

Esitelty valokuvahyvitys: Alex Presa osoitteessa unsplash.com

Viite