Riippumatta siitä, missä yrityksessä olet, kertoimet ovat, että vietät ainakin jonkin aikaa tapaamisissa. Tapaamisesi voivat olla suuria ryhmäkokouksia, henkilökohtaisia ​​tapaamisia tai jopa työhaastatteluja. Saatat jopa ohittaa kokouksen kasvotusten ja ottaa neuvottelupuheluja tai käyttää Skypeä. Huolimatta siitä, minkä tyyppisen kokouksen olet suunnitellut, nämä vinkit voivat auttaa sinua parantamaan tapaamisasetuksiasi.

1. Aseta asialistat etukäteen. Tieto siitä, mitä aiot saavuttaa kokouksessa, voi auttaa sinua päättämään, kuinka kauan aiot pysyä kyseisessä tapaamisessa - olettaen, että pystyt pitämään asialistasi. Voi olla vaikea saada muita ihmisiä pysymään raiteilla, mutta kukaan ei todellakaan halua viettää koko päivää yhdellä tapaamisella. Lisäksi sovitun esityslistan täyttäminen on oikeastaan ​​ainoa tapa olla varma, kun kokouksesi on ohi.
2. Tarjota aika- ja päivämäärävaihtoehtoja tapaamisille. Sen sijaan, että käisit pitkään edestakaisin joko puhelimitse tai sähköpostitse, valitse kaksi tai kolme tapaamisaikaa, jotka sopivat sinulle, ja esittele ne tapaamisesi toiselle puoliskolle. Jos olet tekemisissä suuremman ryhmän kanssa, on melkein taattu, että ainakin yksi vaihtoehto ei toimi jollekulle, ja useiden vaihtoehtojen käyttö on paljon nopeampi tapa päästä yksimielisyyteen.
3. Vältä hienoja ohjelmistosovelluksia. Vaikka siellä on joitain erittäin kiusallisia tapaamisohjelmia, yritä välttää mitään epätavallista. Poikkeus tästä säännöstä on juhlat tai erittäin suuret kokoukset. Yleensä näiden sovellusten käyttäminen vie enemmän aikaa kuin ne ovat arvokkaita - uusille käyttäjille on olemassa oppimiskäyrä, ja joudutaan käymään verkkosivustolla vastaamiseen voi kestää kaksinkertaisen ajan sähköpostiviestiin vastaamiseen. Kuitenkin, kun yrität koordinoida suuria ihmisryhmiä, sovelluksen käyttö voi tarjota keskeisen sijainnin sen sijaan, että lähetettäisi valtavia eriä sähköposteja.
4. Varmista, että tarvitset todella kokouksen. Paljon tapaamisia on asetettu yksinkertaisille asioille, kuten asiakirjan luovuttamiselle hyväksyttäväksi. Ellei kyseinen asiakirja ole riittävän lyhyt tutkittavaksi kokouksessa, saattaa olla kannattavampaa jättää asiakirja pois ja palata myöhemmin vastaamaan kysymyksiin ja käsittelemään hyväksymisprosessia. Ajattele ennen tapaamisen varsinaista, voisiko asia hoitaa nopeammin.
5. Minimoi matka-aika. Yksi syy siihen, että tapaamiset syövät niin paljon aikaa kalenterissamme, on matkustamisen välttämättömyys. Meidän on matkustettava asiakkaiden toimistoihin, kahviloihin tai minne ikinä tapaamme. Voimme minimoida sitoutumisen ehdottamalla, että tapaamme omissa paikoissamme, tapaamme puolivälissä tai ohitamme kokouksen kokonaan henkilökohtaisesti. Vaihtoehdot, kuten puhelut tai videoneuvottelut, voivat usein hoitaa kaikki sen tapaamisen vaatimukset, johon aiot ajaa kaupungin yli.
6. Aikataulu sekä valmisteluun että selvitykseen. Kun määrität tapaamisesi, mieti, mitä sinun tarvitsee tehdä valmistautuaksesi siihen - tarkista raportti, valmistele esitys tai silitä paitasi - ja aseta aikataulu jokaiselle toiminnalle ennen varsinaista tapaamistasi. On myös hyödyllistä suunnitella viidentoista minuutin valmistelukerta juuri ennen tapaamistasi viime hetken yksityiskohdista. Sama koskee jälkikäteen: sinulla voi olla tiettyjä seurantatehtäviä käsiteltäväksi kokouksen jälkeen. Aikataulu vähintään muutama minuutti tapaamisen jälkeen takaa, että sinulla on aikaa varmistaa, että muistiinpanosi ovat täydelliset ja kaikki muut toimet ainakin tekevät sen kalenteriin (jos et pysty siihen silloin).
7. Erilliset henkilökohtaiset ja liike-elämän tapaamiset. Monet meistä yrittävät ladata kaikki toimiston ulkopuoliset tapaamisemme yhteen päivään. Ohittamatta ongelmaa siitä, mitä tapahtuu, jos vain yksi myöhästyy, sinulla on ongelma yrittää vaihtaa vaihdetta juuri asiakkaalle antamasi esityksen ja laukauksen välillä, jonka lääkäri odottaa antavansa sinulle. Tällainen henkinen vaihtaminen voi vain vaikeuttaa myöhempien tapaamiesi käsittelyä. Yritä ajoittaa henkilökohtaiset ja liike-elämän tapaamiset eri päivinä.
8. Pidä tapaamisaikataulut ajan tasalla. Jos et ole ainoa henkilö, joka aikatauluttaa tapaamisitasi, on välttämätöntä pitää muut ajan tasalla. Muuten toinen merkittävä henkilö saattaa odottaa sinua perheillallisella samaan aikaan kun lopetat suuren projektin. Pidän jaetuista kalentereista, kuten Google-kalenterista juuri tästä syystä, mutta on tapoja jakaa kaiken tyyppisiä kalentereita, jos luotat omaan järjestelmääsi. Nimitysten ajoittajiin voi kuulua esimiehesi, toinen merkittävä henkilö, hallinnollinen avustaja (sinun tai osastot) ja koko joukko muita ihmisiä.
9. Rajoita kutsuttuja. Et ehkä tarvitse koko yritystä läsnä edistymisraportissa. Sen sijaan, päättää kenen on todella oltava nimityksessäsi - voit aina lähettää joukkoviestin myöhemmin, jos ihmiset tuntevat olevansa syrjäytyneitä. Olen ollut aiemmin tilanteissa, joissa korkeammat henkilöt tunsivat olevansa syrjäytyneitä, ellet tuonut heitä sisään jokaisessa tapaamisessasi, jonka asetit. Paras veto näyttää olevan kokouksen esittäminen sellaisena, joka ei olisi arvokas heidän aikansa käyttö.
10. Vahvista kaikki! Varmista, milloin ja missä kokous on, mitä esityslista kattaa, jopa miten sinne pääsee. Tarvitset vain lyhyen sähköpostin päivää tai kaksi ennen tapaamista, jossa hahmotellaan tapaaminen ja pyydetään vastauksena yksinkertaista kyllä, jos kaikki on oikein.