Ei ole väliä kuinka järjestäytynyt olet, kuinka yhdessä järjestelmäsi on, kuinka varovainen olet postilaatikon käsittelyssä, tehtäväluettelon laatimisessa ja kalenterin käsittelyssä, jos et lopeta aina silloin tällöin katsomaan kokonaisuutta, tulet hukkumaan . Sinä päädyt yksinkertaisesti vastaaminen sinulle ennaltaehkäisevän sijaan luominen elämäsi olosuhteet.

Lähes jokainen tuottavuusasiantuntija suosittelee jonkinlaista tarkistusta, olipa kyseessä virallinen prosessi, jonka käydään läpi (kuten David Allen suosittelee) tai vain muutama minuutti minusta aikaa miettiä missä olet. Vaikka viikossa ei ole mitään maagista aikayksikkönä, tällaisen tarkistuksen tekeminen viikoittain näyttää toimivan parhaiten - Se on aikalohko, joka on syvään juurtunut meihin aikataulutusyksikkönä.Mainonta

Vaikka arvosteluaiheessa on paljon muunnelmia. perusidea on sama riippumatta siitä, mitä järjestelmää katsot. Viikkokatsaus kattaa kolme kysymystä:

1. Mitä minun on tehtävä tulevalla viikolla?
2. Mitä teen väärin, joka on korjattava?
3. Mitä uusia asioita minun pitäisi tehdä ottaakseni henkeni suuntaan, johon haluan sen menevän?

Valmistaudutaan tarkistukseen

Vaikka jotkut ihmiset onnistuvat tekemään ok tekemällä arvostelunsa aina kun he löytävät aikaa, useimmille ihmisille omistettu aika tarkistamiseen joka viikko on paljon hedelmällisempää. Sen pitäisi olla tapa, säännöllinen tapaaminen, jonka pidät itsesi kanssa.

• Aikataulu viikoittainen tarkastelu kalenterissasi. Anna itsellesi vähintään tunti, mieluiten kaksi.
• Viimeistele kaikki työt ennen tarkastelun alkua.
• Mukava. Haluat ehkä mennä jonnekin, johon et liity työtä.
• Ota 5-10 minuuttia hiljaista aikaa. Meditoi, piirrä tai vain tuijota päätä - mitä vain tarvitaan puskurin asettamiseksi sinun ja jokapäiväisten tavaroiden väliin.
• On jotain kirjoittaa / päälle.
• Varmista, ettei sinua häiritse. Tämä on sinun aikasi!

GTD-viikkokatsaus

Olen jo kirjoittanut melko perusteellisen yleiskatsauksen David Allenin määrittelemästä viikkokatsauksesta, joten aloitan toistamalla siellä sanomani. Allenin mukaan viikoittaisen tarkastelun tulisi koostua seuraavista vaiheista:Mainonta

1. Kerää kaikki irtonaiset paperit ja laita ne postilaatikkoon käsittelyä varten.
2. Käsittele muistiinpanosi kerätä kaikki toimintokohteet, tapaamiset, uudet projektit jne.
3. Tarkista edelliset kalenteritiedot muistuttamaan ideoista, tehtävistä jne., joita et ehkä ole kaapannut tuolloin.
4. Tarkista tuleva kalenteri nähdäksesi, onko sinun lisättävä uusia toimintoja luetteloihisi.
5. Tyhjennä pääsi. Kirjoita muistiin kaikki mielessäsi olevat tai kiinnostavat sinut.
6. Tarkista projektiluettelosi kunkin projektin tilan määrittämiseksi ja jos sinun on toteutettava toimia niiden eteenpäin viemiseksi.
7. Tarkista seuraavat toimintaluettelosi. Päivitä ne päivittämällä merkitsemällä kaikki jo suorittamasi toiminnot. Käytä valmiita toimintoja liipaisimina muistuttamaan sinua muista jatkotoimenpiteistä, joita sinun ei tarvitse tehdä.
8. Tarkista luetteloiden odotus. Lisää asianmukaiset jatkotoimet toimintalistoihisi. Valitse kaikki, mitä olet jo saanut.
9. Tarkista kaikki asiaankuuluvat tarkistusluettelot.
10. Tarkista jonain päivänä / ehkä luettelosi ja päättää, onko jotain, jonka olet valmis siirtymään aktiivisten projektien luetteloon.
11. Tarkista projektitukitiedostosi varmistaaksesi, että et ole unohtanut mitään tarvittavia uusia toimintoja.
12. Ole luova ja rohkea. Tämä on vaikein ja heikoimmin kuvattu osa prosessia Allenin kirjoissa, mikä on liian huono, koska tämä taika tapahtuu. Kun olet puhdistanut mielesi kaikesta, mitä sinun tarvitsee tehdä tällä hetkellä, ota aikaa unelmoida uusia ideoita - riskialttiita, luovia jne. Pohjimmiltaan vapaamuotoinen aivoriihi, joka käsittelee aihetta, mitä voisin tehdä?

Nämä vaiheet seuraavat kolmivaiheista muotoa:

1. Selvitä: Sido kaikki löysät päät edellisestä viikosta, jotta voit kääntää katseen tulevaisuuteen.
2. Hanki nykyinen: Suunnittele vaiheet, jotka sinun on suoritettava seuraavalla viikolla edetäksesi projektit, joita parhaillaan työskentelet.
3. Ole luova: Ajattele ja aloita suunnitella asioita, joita voisit tehdä siirtyäksesi elämäsi uuteen suuntaan tai edistäksesi nykyistä tasoasi.

Toinen otos viikkokatsauksesta

Mieluummin ajattelen viikoittaista katsaustani joukkoa kysymyksiä, joihin on vastattava, eikä joukkoa vaiheita, joita läpi käydä läpi. Vaikka yritän silti tehdä tarkistuksen viikoittain (joka toinen viikko näyttää kuitenkin olevan käytännöllisempi minulle), teen myös muutaman miniarvostelun, kun aika sallii täydellisten arvostelujen välillä.

Pikkakatsaus koostuu vain muutamasta kysymyksestä:Mainonta

1. Mitä minun on tehtävä seuraavina päivinä?
2. Mitä määräaikoja minulla on tulossa?
3. Onko uusia hankkeita, joilla minulla on aikaa aloittaa työskentely?

Teen tämän edessäni olevalla Moleskine-listallani, luetellessani tehtäviä ajatellessani näitä kysymyksiä. (Myöhemmin siirrän ne tehtävänhallintajärjestelmiini - minikatsaus on mielestäni eräänlainen sieppaus eikä käsittely.)

Miniarvioinnin tarkoitus on vain varmistaa, että pysyn tiellä enkä anna minkään tärkeän pudota halkeamien läpi. Kun istun tekemään kattavan katsauksen, olen enemmän huolissani siitä, miten elämäni sujuu kokonaisuutena. Koko arvostelu koostuu seuraavista kysymyksistä:

1. Mitä minun on tehtävä seuraavina päivinä?
2. Mitä määräaikoja minulla on tulossa?
3. Onko uusia hankkeita, joilla minulla on aikaa aloittaa työskentely?
4. Mikä meni pieleen viime viikolla? Mitä opin siitä?
5. Mikä meni oikein viime viikolla? Kuinka voin varmistaa, että enemmän sitä tapahtuu?
6. Kuinka hyvin pidän kiinni kaikista velvollisuuksistani?
7. Mitä on tulossa, mihin minun on varauduttava?
8. Millaista apua tarvitsen?
9. Onko kaikki tekemäni edistämässä tavoitteeni saavuttamista? Mitä voin tehdä sellaisille asioille, jotka eivät ole?
10. Olenko tyytyväinen siihen missä olen? Mitä haluaisin muuttaa?
11. Mitkä ovat tavoitteeni ensi viikolle? Kuukausi? 90 päivää?

Pidän kysymyksen / vastauksen muodosta paremmin kuin Allenin askel askeleelta, koska a) teen suurimman osan käytännön asioista joka päivä päivittäin ja b) pidän siitä, että (useimpien) kysymysten keskipiste on minussa kuin tavarani.Mainonta

Tämä on loppujen lopuksi tarkastelun tarkoitus - ei pysyä mukana tekemissäsi asioissa, vaan kirjautua sisään itsellesi. Ja se on tärkeää - meillä on taipumus vastustaa katsomasta liian tarkasti itseämme, joko siksi, että se tuntuu itsekkäästä tai narsistisesta, tai koska pelkäämme mitä löydämme, jos katsomme liian tarkasti .

Jos se kuulostaa sinulle liian pehmeältä, tarvitset sitä todennäköisesti enemmän kuin useimmat. Koska kuten jatkuvasti sanon, kaikkien näiden tuottavuuskysymysten tarkoituksena ei ole saada aikaan enemmän. Se johtaa parempaa elämää.