Meillä kaikilla on noita päiviä, jolloin annettujen tehtävien suorittaminen tuntuu ulottumattomissa. Sosiaalisen median, mobiilipelien ja yleisesti Internetin houkuttelulla - puhumattakaan ihmisten jatkuvasta vilskeestä toimistossa - on helppo joutua häiriöiden ja häiriötekijöiden uhriksi.

Joten mitä voimme tehdä asialle? Kuinka olla tuottava työssä?

Vaikka meillä ei ole huijauskestävää järjestelmää, joka voi poistaa häiriöt ja häiriöt kokonaan, meillä on 9 perussääntöä, joita voidaan käyttää tuottavuuden parantamiseen.

Jatka lukemista saadaksesi vinkkejä työn tuottavuudesta.

Sisällysluettelo

1. Mitä tarkoittaa olla tuottava?
2. 9 perussääntöä tuottavuudesta työssä
3. Bottom Line
4. Lisää tuottavuusvinkkejä

Mitä tarkoittaa olla tuottava?

Kuinka olla tuottava työssä? on ikivanha kysymys, joka vaivaa työntekijöitä ja työnantajia ympäri maailmaa. Riippumatta siitä, missä työskentelet ja mitä teet, kaikki etsivät aina uusia tapoja toimia tehokkaammin.

Mutta mitä tuottavuus todella tarkoittaa?

Lisää luettelossa olevia tehtäviä tai pidempi työaika ei välttämättä tarkoita tuottavuutta. Se tarkoittaa vain, että olet kiireisempi ja tuottavuutta ei pidä sekoittaa kiireisyyteen.

Tuottavuus tarkoittaa tehokkaiden tulosten saavuttamista mahdollisimman lyhyessä ajassa, jolloin sinulle jää enemmän aikaa nauttia vapaasti.

Siihen kuuluu työskennellä älykkäämmin, ei kovemmin. Se tarkoittaa prosessien puhdistamista, työnkulkujen nopeuttamista ja keskeytysten mahdollisuuksien vähentämistä.

Tuottavuus saavutetaan parhaiten, kun tarkastellaan nykyistä työskentelytapaa, tunnistetaan pullonkaulat, puutteet ja esteet ja löydetään sitten tapoja parantaa.

9 perussääntöä tuottavuudesta työssä

1. Vältä moniajoa

Moniajo voi antaa vaikutelman, että enemmän tehtäviä voidaan suorittaa, kun teet useita asioita kerralla. Kuitenkin päinvastoin.Mainonta

Tutkimukset ovat osoittaneet, että useiden asioiden tekeminen samanaikaisesti vie tuottavuutta ja että tehtävien vaihtaminen voi maksaa jopa 40 prosenttia jonkun ajasta.^[1]Tämä johtuu siitä, että keskittyminen ja keskittyminen estetään jatkuvasti, koska sinun on vaihdettava tehtävistä toiseen.

Jos lautasellasi on paljon tehtäviä, määritä prioriteettisi ja varaa tarpeeksi aikaa kullekin tehtävälle. Näin voit ensin selvittää kiireelliset asiat ja sinulla on riittävästi aikaa suorittaa muut tehtävät.

2. Poista ilmoitukset käytöstä

Gallupin kyselyn mukaan yli 50 prosenttia yhdysvaltalaisista älypuhelinten omistajista myöntää tarkistavansa puhelimensa muutaman kerran tunnissa.^[2]

Puhelimen - tai ainakin ilmoitusten - sammuttaminen työaikana on hyvä tapa estää sinua tarkistamasta puhelinta koko ajan.

Sama koskee tietokonettasi. Jos sinulla on etuoikeus käyttää sosiaalista mediaa työpöydälläsi, poista ilmoitukset käytöstä siellä.

Toinen hyvä vinkki on kirjautua ulos sosiaalisen median tileiltäsi. Siksi kun tunnet haluavan tarkistaa sen, saatat olla järkyttynyt, koska sivusi ei ole niin helposti käytettävissä.

3. Hallitse keskeytyksiä

Toimistossa on tiettyjä häiriöitä, jotka ovat väistämättömiä, kuten esimiehesi, joka pyytää nopeaa kokousta tai kollegasi, joka pyytää apua. Tämän ratkaisemiseksi paras tapa on tietää, miten käsitellä keskeytyksiä kuten ammattilainen.

Ole ennakoiva ja ilmoita ympärilläsi oleville ihmisille keskittymistarpeestasi. Ota tilasi käyttöön varattu / ei käytettävissä työ chat-sovelluksessa.

Jos sinulla on määräaika, ilmoita kollegoillesi, että sinun on keskityttävä ja arvostaisit, että et keskeytyisi tällä hetkellä, tai edes työskentele kotona, jos se on sinulle sopiva vaihtoehto.

Ennakoimalla ja ottamalla käyttöön suunnitelman niiden hallitsemiseksi, tämä minimoi mahdollisuutesi häiriöihin.

4. Syö sammakko

Mark Twain sanoi kerran tunnetusti, että:Mainonta

jos sinun tehtäväsi on syödä sammakko, on parasta tehdä se ensin aamulla. Ja jos sinun tehtäväsi on syödä kaksi sammakkoa, on parasta syödä ensin suurin.

Tämä tarkoittaa periaatteessa sitä, että sinun pitäisi ensin saada suurin ja kiireellisin tehtäväsi pois tieltä.

Meillä kaikilla on se iso, tärkeä tehtävä, jota emme halua tehdä, mutta tiedämme, että meidän on tehtävä, koska sillä on suurin seuraus, jos emme tee sitä loppuun.

Syö sammakko on tuottavuusmenetelmä, joka kannustaa sinua tekemään ensin tärkeimmän, ei-toivotun tehtävän. Tämän erityisen tehtävän suorittaminen ennen mitään muuta antaa sinulle valtavan tunnelman suorituksesta. Se asettaa pallon liikkumaan loppupäivään ja motivoi sinua tekemään muita tehtäviä innokkaasti.

5. Vähennä kokouksia

Kokoukset voivat kuluttaa paljon aikaa, mikä on aika, jonka avulla voidaan tehdä jotain hyödyllistä.

Sinun on odotettava kaikkien saapumista, ja sen jälkeen kun nautinnot ovat poissa tieltä, voit vihdoin juuttua siihen. Ja joskus voi kestää kokonaisen tunnin yhden asian selvittämiseen.

Vaihtoehto? Älä järjestä kokousta lainkaan. Yllätyt, kuinka monta asiaa voidaan ratkaista sähköpostitse tai pikapuhelulla.

Mutta se ei tarkoita, että sinun pitäisi eliminoida kokoukset kokonaan. Joissakin olosuhteissa henkilökohtaiset keskustelut ja neuvottelut ovat edelleen tarpeen. Varmista vain, että punnitset vaihtoehdot etukäteen.

Jos kyseessä on vain tietojen jakaminen, olet todennäköisesti parempi lähettää sähköpostia. mutta jos tarvitaan aivoriihiä tai syvällistä keskustelua, henkilökohtainen tapaaminen olisi paras.

6. Käytä työkaluja

Oikeiden työkalujen käyttö on ratkaisevan tärkeää, koska olet vain yhtä hyvä kuin käytettävissäsi olevat resurssit. Pystyt paitsi suorittamaan tehtävät mahdollisimman tehokkaasti, myös ne voivat virtaviivaistaa prosesseja. Mainitut prosessit ovat välttämättömiä yritykselle, koska ne hallitsevat tehtäviä, pitävät työntekijöitä yhteydessä ja pitävät tärkeitä tietoja.

Jos olet johtaja tai yrityksen omistaja, varmista, että tiimilläsi on oikeat työkalut.Mainonta

Ja jos olet työntekijä ja luulet, että työkalut, joiden kanssa sinun on tällä hetkellä työskenneltävä, eivät ole aivan parempia, ilmoita siitä esimiehellesi. Hyvä tiimijohtaja ymmärtää oikeiden työkalujen merkityksen ja miten se voi vaikuttaa työntekijöiden tuottavuuteen.

Joitakin esimerkkejä käytettävissä olevista työkaluista:

Viestintä

• Löysä ryhmäkeskusteluun ja yhteistyöhön.
• Samepage videoneuvotteluohjelmistolle.
• Zendesk asiakaspalveluun sitoutumista varten.

Tehtävien hallinta

• Zenkit tehtävä- ja projektiyhteistyöhön.
• Wunderlist tehtäväluettelosi.
• Wekan avoimen lähdekoodin vaihtoehdolle.

Tietokannanhallinta

• Zoho Luoja ilmainen online-tietokanta.
• Ninox useille malleille.
• QuintaDB verkkolomakkeen rakennustyökalulle ja CRM: lle.

Ajan seuranta

• Clockify ilmaiseksi seurantaan.
• TMetric työtilan integrointiin.
• TimeCamp osallistumis- ja tuottavuuden seurannalle.

Voit myös katsoa näitä Kymmenen parasta tuottavuustyökalua, joiden avulla voit saavuttaa 10 kertaa enemmän lyhyessä ajassa .

7. Huijaa ja järjestele

Järjestämättömän ja täynnä olevan työtilan käyttö voi rajoittaa keskittymiskykyäsi. Tutkijoiden mukaan fyysinen sotku voi vaikuttaa kielteisesti kykyyn keskittyä ja saada tietoa.^[3]Siksi on tärkeää pitää työympäristösi järjestyksessä ja siistinä.

Varmista, että sinulla on oma organisaatiojärjestelmäsi, jotta tiedät mitä tehdä, kun paperityöt alkavat kasaantua.

Järjestäytyminen varmistaa myös, että tiedät, mistä löydät sopivat paperitavarat, työkalut tai asiakirjat, kun tarvitset niitä. Yhdysvaltain tutkimus paljastaa, että keskimääräinen työntekijä voi tuhlata jopa viikon viikossa vuodessa etsimällä väärin sijoitettuja esineitä.^[4]

Tässä on hyödyllinen opas, joka auttaa sinua vähentämään ja järjestämään: Kuinka hämmentää elämääsi ja vähentää stressiä (lopullinen opas)

8. Ota taukoja

Säännöllisten taukojen pitäminen on välttämätöntä työn tuottavuuden ylläpitämiseksi. Työskentely tietokoneen edessä voi johtaa istumiseen, mikä voi lisätä sydänsairauksien, diabeteksen ja liikalihavuuden riskiä. Jopa 30 sekunnin mikrojakso voi nostaa tuottavuuttasi jopa 30 prosenttia.

Fyysisen terveytesi lisäksi tauot ovat tärkeitä myös henkisen ja henkisen hyvinvoinnin kannalta. Tämä johtuu siitä, että aivosi ovat kuin lihas, mitä enemmän se toimii ilman taukoa, sitä helpompaa sen on kulua.

Varmistaminen, että pidät taukojasi, voi estää sinua kärsimästä päätöksen väsymyksestä. Se voi myös lisätä luovuutta.

Katso tämä artikkeli ja opi, miksi sinun pitäisi alkaa suunnitella taukoja: Aikakatkaisun merkitysMainonta

9. Juo vettä

Vaikka tiedämme, että meidän pitäisi, on helppo unohtaa juoda tarpeeksi vettä työpäivän aikana.

Monet meistä kääntyvät teetä tai kahvia saadakseen kofeiinihittiä pitääkseen meidät menossa. Kuitenkin, kuten taukoja, juomavesi on välttämätöntä tuottavuuden ylläpitämiseksi työssä. Se on yksinkertaista ja tehokasta.

Ei juo tarpeeksi vettä voi johtaa kuivumiseen ja myös päänsärkyä, väsymystä ja painonnousua.

Hyvä vinkki kuivumisen välttämiseksi on pitää vesipullo pöydälläsi, koska se voi muistuttaa juomasta vettä jatkuvasti.

Jos veden maku on hieman lempeä, lisää hedelmiä, kuten kurkkua tai sitruunaa, saadaksesi sille paremman maun.

Voit myös saada lisää ideoita siitä, kuinka juoda enemmän vettä täältä: Kuinka juoda enemmän vettä (ja miksi sinun pitäisi)

Bottom Line

Edelliset yhdeksän työn tuottavuutta koskevaa perussääntöä eivät ole kaikki, loppu. Sinulla ja yrityksellä, jossa työskentelet, voi olla muita vinkkejä tuottavuuden parantamiseen ja ylläpitoon.

Loppujen lopuksi se on jotain, joka voidaan ymmärtää eri tavalla tarkasta työstä ja työympäristöstä riippuen.

Sanomalla, että yhdeksän perussääntöä toimivat kuitenkin hyvänä perustana kenelle tahansa, joka löytää itsensä häiriöiden ja häiriötekijöiden alaisena, ja etsivät tapoja voittaa ne.

Hyvä vinkki pitää mielessä, että muutos ei tapahdu yhdessä yössä. Aloita pienestä ja ole johdonmukainen . Jos luiskahdat ylös, pöytä itsesi pois ja yritä uudelleen.

Tottumusten kehittyminen tapahtuu vähitellen, joten niin kauan kuin pidät sen mukana, alat pian huomata tekemäsi muutokset ja nauttia työsi hedelmistä.Mainonta

Lisää tuottavuusvinkkejä

• Lopullinen opas työn ja elämän priorisointiin
• 30 parasta tuottavuuskirjaa, jotka sinun tulisi lukea tuottavuuden parantamiseksi
• 13 strategiaa tuottavuuden aloittamiseksi
• Valtuuskunnan huolellinen taide

Esitelty valokuvahyvitys: Cathryn Lavery osoitteessa unsplash.com

Viite