Olemme kaikki syyllisiä lykkäämiseen aika ajoin - on aina jotain mielenkiintoisempaa kuin käsillä oleva työ. Luulemme yleensä, että se ei ole iso juttu, koska määräaika on suurin inspiraatiomme, ja teemme parhaamme, kun olemme innoittamana. Voimme jopa vitsailla siitä, kun meistä tulee erilaisten viivästysten uhreja.

Lykkääminen on kuitenkin massiivista ajanhukkaa ja voi vahingoittaa suuresti tuottavuutta.

Vuonna 2015 tehdyssä tutkimuksessa todettiin, että henkilö menettää keskimäärin yli 55 päivää vuodessa viivästyttäen tuhlaamalla päivittäin noin 218 minuuttia tekemättä merkityksettömiä asioita.^[1]Tässä on matematiikka:

218 minuuttia / päivä x 365 = 79570 minuuttia = 55,3 päivää

Se on paljon aikaa hukkaan!

Meidän on taisteltava lykkäämistä sen ytimeen saakka, ja voimme tehdä sen, jos tulemme tietoisemmaksi itsestämme ja tästä huonosta tapasta, jota kutsutaan lykkäämiseksi. Vasta sitten voimme onnistua saavuttamaan tavoitteemme.

5 viivytystyyppiä (ja kuinka korjata ne)

On 5 yleistä syytä, miksi ihmiset viivyttelevät. Tässä on 5 erityyppistä viivyttelyä ja viivyttäjää, jotta voit tunnistaa syyn, miksi lykkäät asioita helposti.

Tyyppi 1: Perfektionisti

He kiinnittävät liikaa huomiota pieniin yksityiskohtiin. Perfektionisti pelkää aloittaa käsillä olevan tehtävän, koska heitä stressaantuu jokaisen yksityiskohdan saamiseksi oikein. He voivat myös juuttua prosessiin, vaikka he ovatkin aloittaneet, koska he ovat vain liian peloissaan eteenpäin.

Neuvoja perfektionistille

Sen sijaan, että annat pakkomielteesi yksityiskohtiin viettää kaiken aikaa, ole selvä tehtäviesi tarkoituksesta ja määritä kullekin aikaraja tämäntyyppisen viivästymisen käsittelemiseksi.^[kaksi]Tämä pakottaa sinut pysymään keskittyneenä ja suorittamaan tehtävän ajassa.Mainonta

Esimerkiksi:

Jos aiot kirjoittaa raportin, selvitä ensin raportin tarkoitus.

Jos raportin tarkoituksena on esitellä selkeästi tietojen muutokset viime kuukausina, älä hikoile liikaa kirjoittamalla paljon herkullisia sanoja. keskity pikemminkin lukuihin ja kaavioihin. Varmista vain, että tavoite voidaan saavuttaa, eikä sinun tarvitse todella työskennellä sellaisten asioiden parissa, jotka eivät auta sinua saavuttamaan lopullista tavoitetta.

Tyyppi 2: Unelmoija

Tämä on joku, joka nauttii ihanteellisen suunnitelman tekemisestä enemmän kuin toiminnan toteuttaminen. He ovat erittäin luovia, mutta heidän on vaikea suorittaa tehtävää todella loppuun.

Neuvoja unelmoijalle

Estääksesi loputtoman mielikuvituksen viemisen tämän tyyppisellä viivytyksellä, ota jalkasi takaisin maahan asettamalla jokaiselle päivälle erityiset (ja saavutettavissa olevat) tavoitteet SMART-kehys . Aseta tavoite ja jaa suunnitelma pieniin tehtäviin, joihin voit ryhtyä heti.^[3]

Esimerkiksi:

Jos haaveilet herätä aikaisemmin joka päivä, aseta sille selkeä tavoite: Herään kolmen viikon kuluttua joka päivä kello 6.30.

Jaa sitten tämä tavoite pienempiin tehtäviin:

• Tästä illasta lähtien menen nukkumaan ennen klo 23.00.
  • Aseta hälytys muistuttamaan minua menemästä nukkumaan
  • Suunnittele aikaisemmat ystäväkokoukset, jotta voin mennä nukkumaan aikaisin
• Ensimmäisen viikon ajan herään klo 7.30 jopa työpäiviin
  • Käy lenkillä tai uimassa aamulla viikonloppuisin

Sinun tulisi myös pohtia edistymistäsi työskennellessäsi. Seuraa kunkin tehtävän syötteitä ja lähtöjä, jotta voit helposti kertoa, mitkä tehtävät ovat vain ajanhukkaa ja joilla ei ole juurikaan merkitystä. Tämä voi auttaa sinua keskittymään tekemään asioita, jotka tuovat positiivisia tuloksia, mikä parantaa tuottavuutta.Mainonta

Tyyppi 3: Avoider

Huoltajat pelkäävät ottaa tehtäviä, joita heidän mielestään ei voida hallita. He mieluummin lykkäävät työtä kuin muut tuomitsevat, kun he lopulta tekevät virheitä.

Neuvoja Avoiderille

Tiedän, että sähköpostien tarkistaminen näyttää houkuttelevalta, mutta älä tee sähköposteihin vastaamista ensimmäisenä tehtäväluettelossasi.^[4]Useimmiten sähköpostit eivät ole tärkeitä, mutta ne varastavat aikaa ja henkistä energiaa ennen kuin huomaat edes.

Keskity sen sijaan pahimpaan ensin tämän tyyppisen viivästymisen torjumiseksi. Vietä aamu työskennellessäsi haastavimman suhteen. Tämä antaa sinulle tunnetta saavutus, ja se auttaa sinua rakentamaan vauhtia tuottavaa päivää eteenpäin.

Yritä jakaa tehtävät pienempiin alatehtäviin. Ymmärrä, kuinka paljon aikaa ja energiaa todella tarvitaan tiettyyn tehtävään, ja tee realistisia laskelmia.

Esimerkiksi:

Vuoden 2000 sanan raportti näyttää vievän paljon aikaa ja vaivaa, ja näyttää pelottavalta aloittaa vain sen valmisteleminen. Mutta onko silti mahdollista hajottaa tämä pienempiin paloihin, jotta se tuntuisi vähemmän pelottavalta? Voit kokeilla tätä:

• Johdanto: noin 100 sanaa (15 min)
• Sisällysluettelo (5 min)
• Raportti taloudellisesta tilanteesta: kaavio, jossa on 100 sanaa tukevaa tekstiä (20 min)
• Tapaustutkimus: 3 tapausta, jotka perustuvat uuteen liiketoimintamalliin, joissa kussakin on noin 400 sanaa (noin 40 min)
• Johtopäätös: noin 800 sanaa (30 min)

Näyttääkö se paljon helpommalta nyt?

Tyyppi 4: Kriisin valmistaja

Kriisin tekijä työntää tarkoituksellisesti työtä viimeiseen hetkeen asti. He pitävät määräaikoja (kriisejä) jännittävinä ja uskovat, että ne toimivat parhaiten työskennellessään paineen alaisena, mikä saa heidät hallitsemaan ajastaan ​​huonosti. Mainonta

Neuvoja kriisin valmistajalle

Pakko kiirehtiä työtä, koska suoritat paremmin, on vain harhaa, koska se ei todellakaan jätä sinulle tilaa tarkistaa työtä, jotta se olisi parempi myöhemmin tämän tyyppisellä viivytyksellä.

Jos jätät työpaikan aina viimeiseen minuuttiin, kokeile Tomaattitekniikka , jonka on kehittänyt italialainen yrittäjä Francesco Cirillo.

Se keskittyy työskentelemään lyhyissä, voimakkaasti kohdennetuissa sarjoissa ja antamaan sitten itsellesi lyhyen tauon toipumaan ja aloittamaan alusta.

Esimerkiksi:

Käytä ajastinta ja jaa monimutkainen työsi pieniin, hallittaviin istuntoihin. Pienien istuntojen välissä anna itsellesi tauko toipumiseen.

Aivojen säännöllisen tauon antaminen voi parantaa suorituskykyäsi lataamalla aivojesi energiaa. Tehtävien aikaisempi suorittaminen antaa sinulle paljon aikaa käydä läpi työsi uudelleen, jotta se olisi entistäkin parempi.

Tyyppi 5: Varattu viivyttelijä

Tämäntyyppiset viivyttelijät ovat hermostuneita. Heillä on vaikeuksia priorisoida tehtäviä, koska heillä on joko liian paljon heitä tai kieltäytyvät tekemästä työtä, jonka he pitävät ponnistelunsa arvottomana. He eivät tiedä, kuinka valita heille paras tehtävä, ja yksinkertaisesti lykätä päätösten tekemistä.

Neuvoja kiireiselle viivyttelijälle

Sinun on saatava prioriteettisi suoraan kun törmäät tämän tyyppiseen viivyttelyyn. Tärkeiden tehtävien tulisi olla etusijalla kiireellisistä, koska kiireelliset eivät aina tarkoita tärkeitä. Sinulla on vain niin paljon aikaa ja energiaa, etkä halua tuhlata sitä asioihin, joilla ei ole merkitystä.

Tunnista tehtävän tarkoitus ja odotettu lopputulos. Tärkeät tehtävät tuottavat lisäarvoa pitkällä aikavälillä.Mainonta

Vastaaminen sähköpostiin, jossa kerrotaan, palaa minuun, näyttää olevan kiireellistä, mutta mieti ennen kuin vastaat sähköpostiin, kuinka tärkeää se on muihin tehtäviin verrattuna.

Esimerkiksi:

Kuvittele, että asiakas lähettää sähköpostin, joka kysyy projektin etenemisestä, ja hän haluaa sinun vastaavan hänelle mahdollisimman pian. Samalla sinulla on toinen tehtävä korjata logistiikkaongelma, joka vaikuttaa kaikkiin käsillä oleviin projekteihin. Kumpi sinun pitäisi käsitellä ensin?

Sähköpostiviestiin vastaamisen aikakustannukset ovat alhaiset, mutta hyödyt ovat myös hyvin pienet, koska täytät vain yhden asiakkaan pyynnön. Logistisen ongelman korjaaminen vie todennäköisesti paljon enemmän aikaa, mutta se on myös paljon sen arvoista, koska korjaamalla ongelman säästät kaikki projektit käsillä ja hyödyt koko yrityksestä.

Bottom Line

Saatat huomata, että suurin osa viivyttelijöiden ominaisuuksista liittyy heidän ajattelutapaansa. Ihmiset viivästyttävät jatkuvasti työtä pelon takia. Juuri siksi työasenteemme muuttaminen voi auttaa meitä lopettamaan viivästymisen.

Ajattelutavan muuttaminen saattaa tuntua suurelta työltä, mutta tekemällä päivittäin pienimmätkin asiat tottuu tapaan, jolla käsittelet työtä - tavoitteiden asettamisesta, tehtävien jakamiseen ja kunkin tehtävän arvojen arviointiin.

Ei ole huomenna, kun kyse on tästä erityisestä tavasta. Sinun on voitettava viivästyminen tänään. Hanki lisää vinkkejä tästä Lifehack Fast-Track -luokasta: Ei enää viivytystä .

Lisää viivyttelytyyppien voittamisesta

• Mikä on viivyttely ja miten se voidaan lopettaa (täydellinen opas)
• 10 parasta Ted-keskustelua viivytyksestä, joka sytyttää motivaationne
• Kuinka viivästyminen tekee ajankäytöstä tehotonta

Esitelty valokuvahyvitys: Nick Fewings osoitteessa unsplash.com

Viite