20 AJANHALLINTAVINKKIÄ TUOTTAVUUDEN PARANTAMISEKSI

Oletko yleensä täsmällinen tai myöhässä? Päätätkö asiat määrittämäsi ajan kuluessa? Annatko raporttisi / työsi ajallaan? Pystytkö saavuttamaan sen, mitä haluat tehdä ennen määräaikoja? Oletko hyvä aikajohtaja?

Jos vastauksesi ei ole mikään yllä olevista kysymyksistä, se tarkoittaa, että et hallinnoi aikaasi niin hyvin kuin haluat. Tässä on 20 ajanhallintavinkkiä, joiden avulla voit hallita aikaa paremmin:

1. Luo päivittäinen suunnitelma

Suunnittele päiväsi ennen kuin se etenee. Tee se aamulla tai vielä parempi, yönä ennen nukkumista. Suunnitelma antaa sinulle hyvän yleiskuvan päivän kulumisesta. Tällä tavoin et pääse kiinni. Päivän tehtäväsi on pitää kiinni suunnitelmasta mahdollisimman hyvin.

Tässä Kuinka luoda tehtävälista, joka parantaa tuottavuuttasi .

2. Kiinnitä määräaika kuhunkin tehtävään

Ole selvä, että sinun on suoritettava X-tehtävä viimeistään klo 10, Y-tehtävä viimeistään klo 15 ja Z-tehtävä viimeistään 17.30. Tämä estää työsi pitkittymästä ja syömästä muuhun toimintaan varattuun aikaan.

3. Käytä kalenteria

Kalenterin käyttäminen on tärkein askel päivittäisten toimintojesi hallinnassa. Jos käytät Outlook- tai lotus-muistiinpanoja, kalenteri tulee osana postiohjelmistoosi.

Minä käytän sitä. On vielä parempi, jos voit synkronoida kalenterisi matkapuhelimeesi ja muihin käyttämiisi laitteistoihin - tällä tavoin pääset aikatauluusi missä tahansa. Tässä 10 parasta kalenterisovellusta pysymään raiteilla .

Täältä löydät lisää vinkkejä kalenterin käyttämisestä ajanhallinnan parantamiseksi: Kuinka käyttää kalenteria ajan ja tilan luomiseen

4. Käytä järjestäjää

Järjestäjä auttaa sinua olemaan kaiken elämässäsi. Se on keskeinen työkalu tietojen, tehtäväluetteloiden, projektien ja muiden erilaisten asioiden järjestämiseen.Mainonta

Nämä 15 parasta ajanhallintasovellusta ja -työkalua voi auttaa sinua järjestämään paremmin, valitse tarpeisiisi sopiva.

5. Tunne määräajat

Milloin sinun on suoritettava tehtävät? Merkitse määräajat selkeästi kalenteriin ja järjestäjään, jotta tiedät, milloin sinun on suoritettava ne.

Mutta varmista, ettet tee näitä 10 yleistä virhettä asettaessasi määräaikoja.

6. Opi sanomaan ei

Älä ota enemmän kuin pystyt käsittelemään. Anna häiriötekijöille, jotka tulevat, kun teet muita asioita, vahvaa ei. Tai lykätä sitä myöhempään ajankohtaan.

Zen Habitsin perustaja Leo Babautalla on hienoja oivalluksia siitä, miten sanoa ei: Hellävarainen tapa sanoa ei

7. Tavoitteena olla varhainen

Kun tavoitat olla ajoissa, olet joko ajoissa tai myöhässä. Useimmiten myöhästyt. Jos kuitenkin kohdistat aikaisin, olet todennäköisesti ajoissa.

Pyydä tapaamisia varhaisessa vaiheessa. Määräaikasi varten lähetä ne vaadittua aikaisemmin.

Opi näistä vinkeistä kuinka valmistautua olemaan varhainen , eikä juuri ajoissa.

8. Aikaruutu toiminnot

Tämä tarkoittaa työn rajoittamista X-aikaan. Miksi nyrkkeily on sinulle hyvää? Tässä on 10 syytä, miksi sinun pitäisi aloittaa nyrkkeily.Mainonta

Voit myös lukea lisää aika-nyrkkeilyn täältä: Hanki mitä asioita on suunnitellut aikalohkot

9. Aseta kello näkyvästi eteesi

Joskus olemme niin syventyneitä työhömme, että menetämme ajankäytön. Kun sinulla on valtava kello edessäsi, pidät sinut ajan tasalla tällä hetkellä.

10. Aseta muistutukset 15 minuuttia ennen

Useimmissa kalentereissa on muistutustoiminto. Jos sinulla on tärkeä kokous, aseta hälytys 15 minuuttia ennen.

Voit oppia lisää siitä, kuinka muistutukset auttavat sinua muistamaan kaiken tämän artikkelin: Muistutusten merkitys (ja miten toimiva muistutus tehdään)

11. Keskity

Oletko monitehtävä niin paljon, ettet vain saa mitään aikaan? Jos näin on, keskity vain yhteen avaintehtävään kerralla. Moniajo on sinulle haitallista .

Sulje kaikki käyttämäsi sovellukset. Sulje selaimesi välilehdet, jotka vievät huomiosi. Keskity yksinomaan siihen, mitä olet tekemässä. Sinulla on tehokkaampi tapa.

Lifehackin toimitusjohtaja on kirjoittanut lopullisen oppaan keskittymisestä, oppinut vinkkejä: Kuinka keskittyä ja maksimoida tuottavuutesi (lopullinen opas)

12. Estä häiriötekijät

Mikä häiritsee sinua työssäsi? Pikaviestejä? Puhelin soi? Tekstiviestejä avautumassa?

En tuskin koskaan käytä chatia nykyään. Ainoa kerta, kun kirjaudun sisään, on silloin, kun en aio tehdä mitään työtä. Muuten se tulee hyvin häiritseväksi.Mainonta

Kun teen tärkeätä työtä, sammutan myös puhelimen. Tänä aikana soitetut puhelut tallennetaan ja otan heihin yhteyttä myöhemmin, jos se on jotain tärkeää. Tämä auttaa minua keskittymään paremmin.

Löydät lisää vinkkejä häiriötekijöiden minimoimiseksi saavuttaaksesi enemmän kohdasta Kuinka vähentää häiriötekijöitä asioiden tekemiseksi

13. Seuraa kuluttamaasi aikaa

Kun aloitat ajan seuraamisen, tiedät paremmin, miten vietät aikaa. Voit esimerkiksi asettaa yksinkertaisen ajastimen varmistaaksesi, että suoritat tehtävän tietyssä ajassa, esimerkiksi 30 minuutissa tai 1 tunnissa. Aikapaine voi pakottaa sinut pysymään keskittynyt ja työskentelemään tehokkaammin.

Löydät lisää ajan seurantasovellukset täällä ja valitse yksi, joka sopii sinulle.

14. Älä murehdi tärkeistä yksityiskohdista

Et koskaan saa kaikkea tekemään haluamallasi tavalla. Sen yrittäminen on tehotonta.

Yritetään olla täydellinen tekee enemmän haittaa kuin hyötyä, opi täältä miten perfektionismi tappaa tuottavuutesi ja kuinka ojentaa perfektionismi-ajattelutapa.

15. priorisoi

Koska et voi tehdä kaikkea, opi priorisoimaan tärkeät ja päästämään loput irti.

Käytä 80/20 -periaatetta, joka on keskeinen periaate priorisoinnissa. Voit myös käyttää tätä tekniikkaa priorisoidaksesi kaiken lautasellasi: Kuinka priorisoida oikea 10 minuutissa ja työskennellä 10 kertaa nopeammin

16. Edustaja

Jos on asioita, jotka muut voivat tehdä paremmin tai jotka eivät ole niin tärkeitä, harkitse delegointia. Tämä ottaa kuorman pois ja voit keskittyä tärkeisiin tehtäviin.Mainonta

Kun siirrät osan työstäsi, vapautat aikaa ja saavutat enemmän. Tästä teoksesta saat lisätietoja teosten tehokkaasta delegoinnista: Kuinka delegoida työ (lopullinen opas onnistuneille johtajille)

17. Erä samanlaisia tehtäviä yhdessä

Aiheeseen liittyvää työtä varten panosta ne yhdessä.

Esimerkiksi työni voidaan luokitella seuraaviin ydinryhmiin:

kirjoittaminen (artikkelit, tuleva kirjani)
valmennus
työpajan kehittäminen
liiketoiminnan kehitys
hallinnollinen

Panostan kaikki siihen liittyvät tehtävät yhteen, joten synergiaa on. Jos minun on soitettava puheluja, varataan aikaväli kaikkien puhelujen soittamiseen. Se todella virtaviivaistaa prosessia.

18. Poista aikasi tuhlaajat

Mikä vie aikasi pois työstäsi? Facebook? Viserrys? Sähköpostin tarkistus? Lopeta niiden tarkistaminen niin usein.

Yksi asia, jonka voit tehdä, on vaikeuttaa niiden tarkistamista - poista ne selaimesi pikalinkeistä / kirjanmerkeistä ja täytä ne vaikeasti käytettävissä oleviin kirjanmerkkikansioihin. Korvaa selaimesi kirjanmerkit tärkeillä työhön liittyvillä sivustoilla.

Vaikka tarkistat edelleen FB / Twitteriä epäilemättä, huomaat, että se on harvempaa kuin aiemmin.

19. Katkaise, kun tarvitset

Ensisijainen syy siihen, miksi asiat ylittyvät, johtuu siitä, että et leikkaa pois, kun sinun on.

Älä pelkää siepata kokouksissa tai piirtää rajaa. Muuten loppua ei koskaan tule olemaan, ja syöt vain myöhempää aikaa varten.Mainonta

20. Jätä puskuriaika väliin

Älä pakkaa kaikkea tiiviisti yhteen. Jätä 5-10 minuutin puskuriaika jokaisen tehtävän väliin. Tämä auttaa sinua kiteyttämään edellisen tehtävän ja aloittamaan seuraavan.